Google Docs ist ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, da es mehreren Personen ermöglicht, gleichzeitig ein einzelnes Dokument zu bearbeiten und zu bearbeiten, ohne den Überblick über die von verschiedenen Teammitgliedern vorgenommenen Änderungen zu verlieren. Schließlich kann es hilfreich sein zu wissen, wer wann welches Dokument angesehen hat, wenn Sie oder Ihre Organisation Google Docs verwenden. Um sicherzustellen, dass jeder einen Entwurf liest, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Ihre letzte Einreichung, Richtlinien und Verfahren oder ein anderes wichtiges Dokument einsieht, ist es von entscheidender Bedeutung, nachvollziehen zu können, wer was wann getan hat.
Hinweis: Das Google Activity Dashboard ist nur für Google Workspace-Konten oder Personen mit Zugriff auf eine Datei im Konto verfügbar. Für Privatkonten ist dies keine Option.
Bis vor kurzem konnten Sie nicht sehen, wer Ihre Google Docs angesehen hat. Man konnte sehen, wer es bearbeitet hat, aber nicht, wer es gerade gelesen hat. Wenn sie nicht gespeichert, bearbeitet oder einen Kommentar hinterlassen haben, hatten Sie keine Ahnung, ob eine bestimmte Person die neueste Version eines Dokuments gelesen hat. Da Sie Google Docs außerdem nur mit Leseberechtigung teilen können, können Sie das Dokument mit einigen Personen teilen, damit diese es überprüfen, aber keine Änderungen vornehmen.
In aktuellen Versionen von Google Docs können Sie Einstellungen konfigurieren, um zu sehen, wer Ihre Google Docs angezeigt hat. Schauen wir uns an, wie Sie dies selbst tun können.
Der G Suite-Aktivitätsmonitor
G Suite wird typischerweise von Organisationen verwendet, in denen Zusammenarbeit unerlässlich ist. Wenn Sie G Suite regelmäßig für die Zusammenarbeit mit anderen verwenden, können Sie den Aktivitätsmonitor verwenden , um den Anzeigeverlauf jeder Google Docs-Datei anzuzeigen.
Befolgen Sie dazu diese Schritte:
Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, alle Ansichten im Dokument zu verfolgen, einschließlich Datum und Uhrzeit der letzten Ansicht durch jedes Teammitglied.
Wenn die Option „Aktivitätsmonitor“ in Ihrem Google Docs nicht angezeigt wird, sind Sie wahrscheinlich bei einem persönlichen Google Docs und nicht bei einer G Suite-Version angemeldet.
Zuschauer- und Kommentartrends
Mit dem Aktivitätsmonitor können Sie nicht nur sehen, wer Ihre Google-Dokumente angezeigt hat, sondern auch Trends darüber erkennen, wann Personen Ihr Dokument angezeigt oder kommentiert haben.
Zuschauertrend: Dies zeigt Ihnen ein Balkendiagramm der Anzahl einzelner Zuschauer über einen bestimmten Zeitraum, der von sieben Tagen bis zu allen Zeiten reicht.
Kommentartrend: Dies zeigt Ihnen Balkendiagramme des Kommentartrends von sieben Tagen bis zu allen Zeiten.
Deaktivieren Sie den Anzeigeverlauf in Google Docs
Wenn Sie aus irgendeinem Grund den Anzeigeverlauf eines Dokuments deaktivieren möchten, können Sie dies auch tun, indem Sie die folgenden schnellen Schritte ausführen:
Diese Option ist auch in der persönlichen oder kostenlosen Google Docs-Version verfügbar. Sie können Ihren Anzeigeverlauf deaktivieren, wenn Sie an einem Dokument arbeiten, aber nicht möchten, dass Ihre Mitarbeiter davon erfahren, bis Sie bereit sind, Ihre endgültigen Überarbeitungen zu teilen.
So sehen Sie, wer Änderungen an Ihrem Google-Dokument vorgenommen hat
Die Versionskontrolle ist vor allem dann unerlässlich, wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten. Versionskontrolle ist etwas, was Google Docs seit einiger Zeit gut beherrscht. In Docs wird angezeigt, wer ein Dokument bearbeitet, gespeichert oder geteilt hat. Dies funktioniert nicht nur mit G Suite, sondern auch mit persönlichen Google Docs.
Wenn Sie an der Versionskontrolle interessiert sind oder sicherstellen möchten, dass niemand unzulässige Änderungen vorgenommen hat, ohne die Datei zu sperren, können Sie dies herausfinden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
In diesem Fenster sollten Sie auch die Möglichkeit haben, die vorherige Version des Dokuments anzuzeigen, bevor die Änderungen vorgenommen wurden.
Dies ist für die Versionskontrolle von entscheidender Bedeutung, da Sie einen Prüfpfad darüber haben, welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden. Es ist auch hilfreich, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, darüber geschlafen haben, Ihre Meinung geändert haben oder diese rückgängig machen möchten.
So sehen Sie, wer Ihr Google-Dokument geteilt hat
Sie können auch sehen, wer Ihr Google-Dokument wann geteilt hat. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die Freigabeeinstellungen eine bessere Kontrolle des Dokumentenzugriffs.
Sie können die Überprüfung auch innerhalb des Dokuments durchführen, indem Sie „Teilen“ auswählen. Die Namen einiger Personen werden im Popup-Fenster angezeigt. Wenn Sie die Datei für mehr Benutzer als aufgelistet freigegeben haben, klicken Sie auf einen Namen und die Liste aller Personen wird angezeigt.
Abschließende Gedanken
Wenn Sie nicht auf ein G Suite-Konto zugreifen können, können Sie nur eingeschränkt feststellen, wer Ihre Dokumente angezeigt, geteilt und bearbeitet hat. Es gibt jedoch immer noch Möglichkeiten, einige grundlegende Informationen zu erhalten.
Wenn Sie die in dieser Anleitung beschriebenen Schritte befolgen, können Sie schnell und einfach erkennen, wer Ihr Google Docs-Dokument angezeigt, bearbeitet oder in irgendeiner Weise geändert hat. Haben Sie Fragen, Erfahrungen oder Tipps zum Anzeigen von Aktivitäten in Ihren Google Docs? Hinterlassen Sie einen Kommentar im Abschnitt unten.
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