9 zeitsparende Tipps zum Formatieren von Dokumenten in Microsoft Word

Für die meisten ist Microsoft Word das bevorzugte Tool zum Erstellen professioneller Dokumente. Die Formatierung kann jedoch zeitaufwändig sein. Glücklicherweise können ein paar einfache Tipps Ihren Arbeitsablauf optimieren und Ihnen helfen, in kürzerer Zeit ansprechende und übersichtliche Dokumente zu erstellen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Verwenden Sie wichtige Tastenkombinationen
• 2. Word-Vorlagen verwenden
• 3. Implementieren Sie eine konsistente Formatierung mit Styles
• 4. Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an
• 5. Navigieren Sie über den Navigationsbereich
• 6. Formatierung auf mehrere Abschnitte mit Format Painter anwenden
• 7. Passen Sie die AutoKorrektur-Funktion an
• 8. Inhalte mit Schnellbausteinen wiederverwenden
• 9. Ändern Sie die Formatierung mit „Formatierung anzeigen“

1. Verwenden Sie wichtige Tastenkombinationen

Indem Sie Ihre Finger auf den Tasten lassen, können Sie schnelle Formatierungsänderungen vornehmen und sich auf das Schreiben konzentrieren – kein Herumfummeln mit der Maus und keine Ablenkung mehr.

Um Text beispielsweise fett zu formatieren, drücken Sie einfach Strg + B . Um ihn kursiv zu formatieren, drücken Sie Strg + I und um ihn zu unterstreichen, drücken Sie Strg + U . Diese grundlegenden Formatierungstastenkürzel sind nur die Spitze des Eisbergs der zeitsparenden Tastenkombinationen in Word.

Mit Strg + L, Strg + E und Strg + R können Sie Text schnell linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausrichten . Drücken Sie Strg + 2 für doppelten Zeilenabstand und Strg + 1 für einfachen Zeilenabstand. Mit diesen Tastenkombinationen können Sie das Layout Ihres Dokuments ganz einfach anpassen.

Eine umfassendere Liste zeitsparender Tastenkombinationen in Word finden Sie in unserem Artikel zu Windows-Tastenkombinationen, die jeder Word-Benutzer kennen sollte .

2. Word-Vorlagen verwenden

Wenn Sie viele ähnliche Dokumente wie Berichte, Rechnungen oder Newsletter erstellen, können Word-Vorlagen viel Zeit sparen. Word-Vorlagen sind mit Platzhaltern für Ihre Inhalte vorformatiert, sodass Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen müssen.

Word bietet eine Vielzahl integrierter Vorlagen für gängige Dokumenttypen, die über das Menü „Neues Dokument“ aufgerufen werden können . Wählen Sie die Vorlage, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und Sie erhalten ein professionell gestaltetes Dokument, natürlich mit Ihren eigenen Inhalten.

Weitere Optionen finden Sie auf diesen Download-Seiten für Microsoft Word-Vorlagen . Dort finden Sie eine große Auswahl an kostenlosen und Premium-Vorlagen für unterschiedliche Branchen und Zwecke. Erstellen Sie mit diesen Vorlagen mit minimalem Aufwand beeindruckende Dokumente.

Wenn Sie jedoch spezielle Formatierungsanforderungen haben, die vorhandene Vorlagen nicht erfüllen, sollten Sie eine benutzerdefinierte Vorlage in Microsoft Word erstellen . Indem Sie Ihre eigene Vorlage mit den gewünschten Stilen speichern, können Sie sie bei Bedarf wiederverwenden.

3. Implementieren Sie eine konsistente Formatierung mit Styles

Verwenden Sie in Word stets Formatvorlagen, um eine einheitliche Formatierung im gesamten Dokument zu gewährleisten. Definieren Sie zunächst Formatvorlagen für Überschriften, Absätze und andere Elemente. So erhalten Sie ein einheitliches Erscheinungsbild, ohne jeden Abschnitt manuell formatieren zu müssen.

Um einen Stil anzuwenden, markieren Sie den Text und wählen Sie den gewünschten Stil aus der Stilgalerie auf der Registerkarte „Start“ . Wenn Sie einen Stil ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Ändern“, um Schriftart, Größe, Farbe und andere Eigenschaften anzupassen. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, aktualisieren automatisch alle Vorkommen dieses Stils in Ihrem Dokument.

4. Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine praktische Funktion, mit der Sie Ihre am häufigsten verwendeten Befehle immer nur einen Klick entfernt haben. Standardmäßig enthält sie grundlegende Befehle wie Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen , Sie können sie jedoch ganz einfach anpassen, um Ihre häufig verwendeten Formatierungswerkzeuge einzuschließen.

Um einen Befehl zur Symbolleiste hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Multifunktionsleiste darauf und wählen Sie „ Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ . Auf diese Weise können Sie eine personalisierte Sammlung von Formatierungselementen erstellen, z. B. bevorzugte Stile, den Formatübertrager oder Optionen zur Textausrichtung.

Sie sparen Zeit, da Sie nicht jedes Mal das Menüband durchsuchen müssen, wenn Sie ein bestimmtes Format anwenden möchten.

5. Navigieren Sie über den Navigationsbereich

Das Scrollen durch Seiten, um einen bestimmten Abschnitt zu finden, kann bei der Arbeit mit langen Dokumenten mühsam sein. Der Navigationsbereich ist ein weiteres leistungsstarkes Tool, mit dem Sie schnell zwischen Abschnitten wechseln können.

Um auf den Navigationsbereich zuzugreifen, wechseln Sie zur Registerkarte Ansicht und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Navigationsbereich . Dadurch wird eine Seitenleiste mit einer Liste der Überschriften Ihres Dokuments geöffnet. Klicken Sie auf eine beliebige Überschrift, um direkt zu diesem Abschnitt zu gelangen.

Der Navigationsbereich ist besonders nützlich, wenn Sie Formatierungsänderungen an bestimmten Teilen Ihres Dokuments vornehmen müssen. Sie können Formatierungsaktualisierungen effizient anwenden, ohne viel scrollen oder manuell suchen zu müssen.

6. Formatierung auf mehrere Abschnitte mit Format Painter anwenden

Format übertragen ist ein praktisches Tool, mit dem Sie Formatierungen schnell von einem Teil eines Dokuments kopieren und auf einen anderen anwenden können. Diese Funktion spart enorm viel Zeit, wenn Sie eine konsistente Formatierung im gesamten Inhalt gewährleisten müssen.

Um „Format übertragen“ zu verwenden, wählen Sie den Text aus, dessen Formatierung Sie kopieren möchten, klicken Sie auf das Symbol „Format übertragen“ auf der Registerkarte „Start“ (es sieht aus wie ein Pinsel) und klicken und ziehen Sie dann über den Text, auf den Sie die Formatierung anwenden möchten.

Tipp : Wenn Sie dasselbe Format auf mehrere Abschnitte anwenden möchten, doppelklicken Sie auf das Symbol „Format übertragen“. Dadurch bleibt das Tool aktiv, bis Sie die Esc-Taste drücken oder erneut auf das Symbol klicken.

7. Passen Sie die AutoKorrektur-Funktion an

Standardmäßig korrigiert die AutoKorrektur häufige Tipp- und Rechtschreibfehler automatisch, Sie können damit aber auch benutzerdefinierte Tastenkombinationen für häufig verwendete Ausdrücke oder Formatierungen erstellen.

Um die AutoKorrektur anzupassen, gehen Sie zu Datei > Optionen > Korrektur > AutoKorrektur-Optionen . Hier können Sie der Liste Ihre eigenen Einträge hinzufügen. Beispielsweise können Sie „br“ so einstellen, dass es automatisch zu „Mit freundlichen Grüßen“ erweitert wird, oder „mh“ zu „Mein Firmenname“ in Ihrer bevorzugten Schriftart und -größe.

Im selben Menü finden Sie auch die Funktion „Mathematik-AutoKorrektur“. Diese Funktion ist besonders nützlich für Benutzer, die häufig Gleichungen oder mathematische Symbole in ihre Dokumente einfügen.

Word erkennt standardmäßig viele mathematische Tastenkombinationen, beispielsweise die Eingabe von „\pi“ , um das Pi-Symbol (π) einzufügen, oder „\sqrt“, gefolgt von einer Zahl, um das Quadratwurzelsymbol (√) zu erstellen.

8. Inhalte mit Schnellbausteinen wiederverwenden

Schnellbausteine ​​eignen sich hervorragend zum Speichern und Wiederverwenden formatierter Inhalte. Dazu gehören Kopf- und Fußzeilen, Deckblätter oder sogar ganze Abschnitte eines Dokuments. Indem Sie diese Elemente als Schnellbausteine ​​speichern, können Sie sie mit nur wenigen Klicks in jedes beliebige Dokument einfügen.

Um einen Schnellbaustein zu erstellen, wählen Sie den zu speichernden Inhalt aus und navigieren Sie zu Einfügen > Schnellbausteine ​​> Auswahl in Schnellbaustein-Galerie speichern . Benennen Sie Ihren Baustein, wählen Sie eine Kategorie und klicken Sie auf OK . Wenn Sie den Inhalt nun benötigen, navigieren Sie einfach zu Einfügen > Schnellbausteine ​​und wählen Sie ihn aus der Galerie aus.

Deckblätter sind auch ein gutes Beispiel dafür, wie Sie mit Schnellbausteinen Zeit sparen können. Anstatt für jedes Dokument ein neues Deckblatt von Grund auf neu zu erstellen, können Sie einmalig ein benutzerdefiniertes Deckblatt erstellen, es als Schnellbaustein speichern und bei Bedarf schnell in jedes beliebige Dokument einfügen.

9. Ändern Sie die Formatierung mit „Formatierung anzeigen“

Im Bereich „Formatierung anzeigen“ werden alle Formatierungsdetails des ausgewählten Textes angezeigt, einschließlich Schriftart, Größe, Stil und Absatzeinstellungen.

Um auf den Bereich „Formatierung anzeigen“ zuzugreifen, drücken Sie Umschalt + F1 . Dieser Bereich wird auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt und enthält detaillierte Informationen zur Formatierung des ausgewählten Textes.

Darüber hinaus können Sie im Bereich „Formatierung anzeigen“ die Formatierung direkt im Bereich selbst ändern. Sie können auf das zu ändernde Formatierungselement (z. B. Schriftart oder Absatzabstand) klicken und die gewünschten Anpassungen vornehmen.

Auf diese Weise können Sie Zeit sparen, da Sie nicht mehr durch mehrere Menüs und Dialogfelder navigieren müssen, um die Formatierung zu ändern.

Da Sie diese zeitsparenden Tipps kennen, können Sie im Handumdrehen professionelle und gut formatierte Dokumente erstellen.