Unerwünschte Ausdrucke und Downloads in ONLYOFFICE stoppen

Um Drucken und Herunterladen in ONLYOFFICE einzuschränken, wenden Sie die entsprechende Beschränkung dort an, wo der Zugriff gewährt wird: Aktivieren Sie die Freigabebeschränkung im Arbeitsbereich, schalten Sie den Linkschutz in DocSpace ein oder legen Sie die entsprechenden Einstellungen document.permissions.printin einer Docs-API-Editorkonfiguration document.permissions.downloadfest false. Eine reine Leseberechtigung reicht nicht in jeder Umgebung aus; die genaue Steuerung hängt davon ab, ob Sie Arbeitsbereich, DocSpace oder eine in ONLYOFFICE Docs integrierte Anwendung verwenden.

Diese Einstellungen schränken die über die unterstützte Freigabe- oder Bearbeitungsoberfläche verfügbaren Aktionen ein. Sie verhindern jedoch nicht jede mögliche Kopie: Ein Empfänger könnte den Bildschirm fotografieren oder externe Tools verwenden. Bei vertraulichen Dokumenten empfiehlt es sich, die Einschränkung mit eng vergebenen Zugriffsrechten und einer sorgfältigen Überprüfung derjenigen zu kombinieren, die die Datei öffnen dürfen.

Zuerst muss ermittelt werden, wo die Datei freigegeben wird.

ONLYOFFICE bietet verschiedene Produkte und Integrationsmuster, deren Steuerelemente nicht austauschbar sind. In Workspace gelten erweiterte Freigabeeinstellungen für Benutzer mit Lese- und Kommentarrechten. In DocSpace kann eine Einschränkung an einen bestimmten Freigabelink angehängt oder für einen Raumlink konfiguriert werden, über den Personen eingeladen werden können. Bei einer Docs-Integration stellt die Host-Anwendung die Berechtigungen in der Editorkonfiguration bereit.

Bevor Sie Änderungen vornehmen, öffnen Sie das Freigabefenster der Datei und notieren Sie, wer Zugriff benötigt, wie diese Personen auf die Datei zugreifen und ob es sich um interne Benutzer, Linkempfänger oder Raummitglieder handelt. Diese Übersicht hilft Ihnen, die relevanten Steuerelemente auszuwählen und später denselben Zugriffspfad zu testen.

Beschränken Sie den Workspace-Benutzerzugriff auf Lese- oder Kommentarzugriff.

1. Öffnen Sie die Freigabeeinstellungen der Datei. Sie können diese über die Schaltfläche „Teilen“ im Editor, die Registerkarte „Zusammenarbeit“ oder über „Datei“ > „Zugriffsrechte“ aufrufen.
2. Im Fenster „Freigabeeinstellungen“ können Sie die erweiterten Einstellungen über das Einstellungsmenü in der Nähe der unteren rechten Ecke öffnen.
3. Wählen Sie „Datei kann nicht gedruckt, heruntergeladen und kopiert werden“ (für „Nur lesen“ und „Kommentar“) und speichern Sie anschließend die Freigabeänderungen.
4. Prüfen Sie, ob die betroffenen Personen nur Lese- oder Kommentarzugriff haben. Die Einschränkung gilt für diese Berechtigungsgruppen; gehen Sie nicht davon aus, dass sich dadurch die Möglichkeiten eines Benutzers mit vollem Zugriff ändern.

Die offizielle ONLYOFFICE Workspace-Freigabeanleitung beschreibt diese Option sowohl für die interne als auch für die öffentliche Freigabe. In derselben Anleitung wird erläutert, dass die Berechtigungen „Nur Lesen“ und „Kommentieren“ normalerweise auch Druck- und Downloadaktionen umfassen können. Daher ist die alleinige Zuweisung von „Nur Lesen“ nicht ausreichend, um diese Frage zu klären. Wenn Sie Benutzer mit Vollzugriff daran hindern möchten, die Freigabeeinstellungen zu ändern, ist dies eine separate, erweiterte Option; sie ersetzt nicht die Einschränkung für Drucken, Herunterladen und Kopieren.

Eine per Link freigegebene DocSpace-Datei einschränken

1. Öffnen Sie das Info-Fenster der Datei > Teilen- Bereich oder verwenden Sie das Kontextmenü der Datei, um Links zu verwalten.
2. Erstellen Sie einen Link oder öffnen Sie die Einstellungen für den bestehenden Link, den Sie ändern möchten.
3. Wählen Sie die Zugriffsrolle aus, die der Empfänger benötigt, z. B. Nur Lesen, und aktivieren Sie die Optionen "Dateiinhalt kopieren", "Datei herunterladen" und "Drucken einschränken" .
4. Speichern Sie die Linkeinstellungen. Falls die Datei mehrere Links enthält, überprüfen Sie jeden einzelnen: Eine Einstellung für einen Link bedeutet nicht automatisch, dass auch andere Links eingeschränkt sind.

ONLYOFFICE beschreibt dies als eine Link-Einstellung, die das Kopieren, Herunterladen und Drucken von Dateiinhalten für Benutzer deaktiviert, die die Datei über diesen Link öffnen. Die DocSpace-Dateifreigabeanleitung beschreibt außerdem, wer auf einen Link zugreifen kann und wie dessen Rolle geändert wird. Wenn Ihre Benutzer über einen Raum oder eine andere direkte Berechtigung auf dieselbe Datei zugreifen, testen Sie diese Zugriffswege separat, anstatt anzunehmen, dass die Dateilink-Einstellung diese abdeckt.

DocSpace-Raumverknüpfungsbeschränkungen separat festlegen

In öffentlichen oder benutzerdefinierten Räumen können Raumadministratoren das Kopieren von Inhalten, das Herunterladen von Dateien und das Drucken für Personen einschränken, die einen geteilten Raumlink verwenden. Die Raumeinstellungen ermöglichen es Administratoren außerdem, Einschränkungen für Personen festzulegen, die über einen Link eingeladen wurden – unabhängig von den allgemeinen Einstellungen für den Raumlink.

1. Öffnen Sie die Rauminformationen oder die Einstellungen für den Freigabelink und bearbeiten Sie den Raumlink.
2. Aktivieren Sie die Option „Dateiinhalte kopieren, Datei herunterladen und drucken“ für den Raumlink.
3. Falls eingeladene Benutzer eine andere Behandlung benötigen, öffnen Sie die Einstellungen für die Einschränkung der Einladung per Link und konfigurieren Sie diese Zielgruppe separat.
4. Speichern Sie die Daten und testen Sie anschließend in separaten Fällen sowohl mit einem Raumlink als auch mit einem eingeladenen Benutzerkonto.

Diese Steuerelemente für die gemeinsame Nutzung von Räumen sind im ONLYOFFICE DocSpace-Raumverwaltungsleitfaden dokumentiert . Die verfügbaren Rollennamen und Steuerelemente können je nach Raumtyp und Produktversion variieren. Verwenden Sie daher die in Ihrer aktuellen Benutzeroberfläche angezeigten Bezeichnungen und wenden Sie sich an Ihren Administrator, falls eine Einstellung fehlt.

Für eine ONLYOFFICE Docs API-Integration

Wenn Ihre Anwendung ONLYOFFICE Docs einbettet, muss die Anwendung, die den Editor öffnet, die Berechtigungswerte in der Dokumentkonfiguration übergeben. Zum Beispiel:

const config = {
  document: {
    permissions: {
      print: false,
      download: false,
    },
  },
};

Legen Sie die entsprechenden Einstellungen für die Editor-Sitzung fest printund initialisieren Sie den Editor anschließend mit dieser Konfiguration. Die FAQ zur ONLYOFFICE Docs API-Freigabe erklärt, dass diese Werte die Druck- und Download-Optionen des Editors deaktivieren. Die Docs API definiert nicht die vollständige Autorisierungs- oder Dateispeicherrichtlinie Ihrer Anwendung: Die Freigabe und Bereitstellung wird vom Integrator gesteuert. Wenn Ihr Backend die Quelldatei über eine separate URL oder einen separaten Endpunkt bereitstellt, schützen Sie auch diesen Pfad. Das bloße Ausblenden eines Editor-Befehls schützt keine separat zugängliche Originaldatei.downloadfalse

Überprüfen Sie die Einschränkung aus Sicht des Empfängers.

1. Verwenden Sie ein Testkonto mit der gleichen Rolle wie der beabsichtigte Empfänger oder öffnen Sie den exakten Link in einer sauberen privaten Browsersitzung.
2. Öffnen Sie die Datei und überprüfen Sie das Menü „Datei“ und die Symbolleiste. Die Befehle „Drucken“ und „Herunterladen“ sollten für den von Ihnen eingeschränkten Zugriffspfad nicht verfügbar sein.
3. Probieren Sie den zulässigen Arbeitsablauf aus – zum Beispiel Lesen oder Kommentieren –, um zu bestätigen, dass die Einschränkung nicht den benötigten Zugriff entfernt hat.
4. Wiederholen Sie dies für jede verwendete Route: interne Freigabe, öffentlicher Link oder Dateilink, Raumlink, eingeladenes Raummitglied und jede alternative Integrations-URL.
5. Wenn ein Befehl noch verfügbar ist, bestätigen Sie, dass die gespeicherte Einstellung zu diesem Benutzer, dieser Datei, diesem Link oder diesem Raum gehört, und vergewissern Sie sich, dass der Empfänger keinen anderen Berechtigungspfad verwendet.

Eine erfolgreiche Prüfung bestätigt, dass die entsprechende ONLYOFFICE-Schnittstelle die Einstellung für den getesteten Zugriffspfad durchsetzt. Sie beweist jedoch nicht, dass jede Kopiermethode unmöglich ist. Falls Sie die Einstellung nicht finden, kann Ihre Produktversion, -edition, -rolle oder -integration von der dokumentierten Schnittstelle abweichen. Prüfen Sie die aktuelle Produktdokumentation oder wenden Sie sich an den Portaladministrator, bevor Sie eine Einschränkung zusagen.