Planen Sie zuverlässige Backups für Ihren ONLYOFFICE-Arbeitsbereich

Für ein selbstgehostetes ONLYOFFICE Workspace-Portal aktivieren Sie die Funktion „Geplante Kopien“ in der Systemsteuerung unter „Allgemeine Einstellungen“ > „Sicherung“ > „Automatische Sicherung“ . Wählen Sie ein Ziel aus, legen Sie einen Zeitplan und eine Aufbewahrungsfrist fest und speichern Sie die Einstellungen. ONLYOFFICE Workspace Cloud bietet eine ähnliche Funktion unter „Einstellungen“ > „Datenverwaltung“ > „Sicherung“ . Die automatische Sicherung ist jedoch nur in Tarifen verfügbar, die diese Funktion beinhalten. Ein gespeicherter Zeitplan ist nur der Anfang: Stellen Sie sicher, dass die Sicherung das Ziel erreicht, und bewahren Sie eine Wiederherstellungskopie getrennt vom Portal auf.

Diese Anleitung konzentriert sich auf die integrierte automatische Sicherungsfunktion von ONLYOFFICE Workspace. Menübezeichnungen und verfügbare Speicherorte können je nach Bereitstellung und verbundenen Integrationen variieren. Die aktuellen Schritte finden Sie in der Dokumentation zur Datensicherung und -wiederherstellung in der ONLYOFFICE-Systemsteuerung .

Bevor Sie die automatische Datensicherung aktivieren

Ein Backup ist ein wiederherstellbares Archiv von Portaldaten. Im selbstgehosteten Control Panel benötigt der Mailserver möglicherweise zusätzliche Zugriffseinstellungen für Maildateien. Beachten Sie hierzu die separaten Anweisungen von ONLYOFFICE zum Sichern von Maildaten für Ihre Installation. Die verlinkte Mail-Prozedur ist ausdrücklich nicht für Windows anwendbar. Die Aufbewahrungsdauer gibt an, wie viele Backup-Kopien das System speichert, bevor ältere Kopien gelöscht werden. Wählen Sie die Einstellungen unter Berücksichtigung von Wiederherstellung und Speicherkapazität.

• Prüfen Sie Ihre Version und Zugriffsrechte. Melden Sie sich bei einer Serverinstallation mit einem Administratorkonto an und vergewissern Sie sich, dass Sie das Control Panel öffnen können. Prüfen Sie bei der Cloud-Edition, ob Ihr Tarif die automatische Datensicherung beinhaltet.
• Bereiten Sie ein Ziel vor. Die Systemsteuerung unterstützt das Modul „Dokumente“ und damit verbundene Drittanbieterspeicher, darunter Dienste wie Google Drive und WebDAV. Ein Drittanbieterkonto muss verbunden, freigegeben und in „Gemeinsame Dokumente“ abgelegt sein, bevor es ausgewählt werden kann. Der temporäre Speicher dient manuellen Backups und ist kein Ziel für automatische Backups.
• Entscheiden Sie, ob E-Mails archiviert werden sollen. Wählen Sie „E-Mails in die Sicherung einbeziehen“, wenn die E-Mail-Daten des Portals wiederherstellbar sein müssen. ONLYOFFICE weist darauf hin, dass die Daten verloren gehen, wenn E-Mails nicht archiviert werden, und dass die E-Mail-Konten erneut verbunden werden müssen.
• Planen Sie den Umgang mit sensiblen Daten. ONLYOFFICE weist darauf hin, dass bei aktivierter Verschlüsselung ein neu erstelltes Backup-Archiv entschlüsselte Dateien enthält; nach der Wiederherstellung werden die Dateien auf der Festplatte erneut verschlüsselt. Beschränken Sie den Zugriff auf das Zielverzeichnis und schützen Sie alle heruntergeladenen Archive.

Ziel und Zeitplan festlegen

1. Öffnen Sie die Backup-Seite. Melden Sie sich in einem selbstgehosteten Portal an, öffnen Sie die Systemsteuerung und wählen Sie dann „Allgemeine Einstellungen“ > „Backup“ . In Workspace Cloud öffnen Sie die Einstellungen, wählen „Datenverwaltung“ und anschließend „Backup“ . Die Navigation und die Optionen in der Cloud werden im offiziellen Leitfaden für Cloud-Backup und -Wiederherstellung beschrieben .
2. Aktivieren Sie die automatische Datensicherung. Schalten Sie die entsprechende Option im Abschnitt „Automatische Datensicherung“ ein. Falls die Option fehlt oder deaktiviert ist, überprüfen Sie Ihren Cloud-Plan oder vergewissern Sie sich, dass Sie sich in der Workspace-Systemsteuerung und nicht in den Einstellungen eines anderen ONLYOFFICE-Produkts befinden.
3. Wählen Sie den Speicherort für die Kopien. Wählen Sie ein verbundenes Ziel aus den verfügbaren Speicheroptionen. Wenn Sie einen Drittanbieterdienst verwenden, stellen Sie sicher, dass dieser mit „Dokumente“ verbunden und unter „Gemeinsame Dokumente“ verfügbar ist. Die automatische Datensicherung bietet keinen temporären Speicher.
4. Wählen Sie die E-Mail-Abdeckung. Aktivieren Sie „E-Mails in die Sicherung einbeziehen“, wenn E-Mail-Daten gesichert werden sollen. Wenn Sie das Feld leer lassen, ändert sich, welche Daten wiederhergestellt werden können. Dokumentieren Sie diese Entscheidung daher für alle, die für die Wiederherstellung des Portals verantwortlich sind.
5. Legen Sie Häufigkeit und Zeitpunkt fest. Wählen Sie täglich, wöchentlich oder monatlich und geben Sie die entsprechende Uhrzeit, den Wochentag oder den Tag des Monats ein. Planen Sie Backups für einen Zeitraum mit geringer Portalaktivität, falls dies für Ihr Team passt, und wählen Sie eine Zeitzone, die Ihre Administratoren verstehen. Die Dokumentation listet diese Planungsoptionen auf, gibt aber keinen allgemeingültigen optimalen Zeitpunkt an.
6. Legen Sie die maximale Anzahl an Kopien fest und speichern Sie die Einstellungen. Wählen Sie einen Aufbewahrungswert zwischen 1 und 30 und klicken Sie anschließend auf „Speichern“ . Sobald das Limit erreicht ist, werden ältere Kopien automatisch gelöscht. Ein sehr niedriges Limit kann daher dazu führen, dass weniger Wiederherstellungspunkte vorhanden sind, als Ihre Richtlinie erfordert.

Wählen Sie Speicher- und Aufbewahrungsmethoden, die die Wiederherstellung unterstützen.

Das Speichern von Archiven im Dokumentenspeicher des Portals ist zwar einfach, belegt aber Speicherplatz. Zudem besteht die Gefahr, dass das Archiv bei denselben Speicher- oder Serverproblemen wie das Live-Portal gefährdet ist. Für eine zuverlässigere Wiederherstellung empfiehlt sich ein externer Speicherort, auf den Ihr Team – vorbehaltlich der Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Unternehmens – selbstständig zugreifen kann. Dies ist eine Empfehlung und keine Garantie dafür, dass ein bestimmter Anbieter für jede Implementierung geeignet ist.

Die Aufbewahrungsdauer ist eine Zählung, kein Zeitraum. Beispielsweise ergeben vier wöchentliche Kopien vier geplante Wiederherstellungspunkte. Sie garantieren jedoch keine vollständige Monatshistorie, falls der Zeitplan geändert wird oder ein Durchlauf fehlschlägt. Schätzen Sie die Archivgröße und die verfügbare Speicherkapazität des Zielsystems, bevor Sie den Maximalwert festlegen. Laut Dokumentation der Systemsteuerung kann der Maximalwert zwischen 1 und 30 Kopien eingestellt werden; eine bestimmte Archivgröße oder Fertigstellungszeit wird nicht garantiert.

Überprüfen Sie das erste Backup und vermeiden Sie häufige Fehler.

Nach dem Speichern kehren Sie zum Abschnitt „Automatische Sicherung“ zurück und vergewissern sich, dass die Funktion weiterhin aktiviert ist und Ziel, E-Mail-Adresse, Zeitplan und maximale Kopienanzahl Ihrem Plan entsprechen. Überprüfen Sie anschließend das ausgewählte Ziel nach der ersten geplanten Sicherung. Laut Anleitung in der Systemsteuerung werden abgeschlossene Sicherungen als .tar.gzDateien mit einem Namen im Format „.css“ gespeichert portal-name_date_time.tar.gz. Ein auf dem Bildschirm angezeigter Zeitplan beweist nicht automatisch, dass ein Archiv erstellt wurde.

Wenn die Datei fehlt, prüfen Sie, ob der gewählte Speicherort noch verbunden und beschreibbar ist, ob der nächste geplante Zeitpunkt verstrichen ist und ob das Archiv möglicherweise in einem anderen Ordner gespeichert wurde. Reduzieren Sie die Berechtigungen nicht pauschal oder speichern Sie die Zugangsdaten nicht an einem ungeschützten Ort; verwenden Sie stattdessen die vom Dienst unterstützten Verbindungseinstellungen und Administratorrechte.

Um eine höhere Datensicherheit zu gewährleisten, führen Sie einen kontrollierten Wiederherstellungstest gemäß der offiziellen Wiederherstellungsprozedur in einer geeigneten Testumgebung durch, anstatt ein Live-Portal zu überschreiben. Ein Backup ist nur dann praktisch nützlich, wenn Ihr Team es finden und die benötigten Daten wiederherstellen kann. Beachten Sie außerdem zwei Einschränkungen in der Anleitung zur Systemsteuerung: Die Lizenzdaten sind nicht enthalten, daher muss die Lizenzdatei nach der Wiederherstellung erneut hochgeladen werden; und für ein E-Mail-Backup sind die dokumentierte E-Mail-Server-Konfiguration und der Zugriff erforderlich, wenn sich diese Komponente außerhalb des Portals befindet.

Abschließende Prüfung: Die Funktion ist aktiviert, das Ziel erreichbar, die E-Mail-Auswahl erfolgt bewusst, Zeitplan und Aufbewahrungsdauer sind gespeichert und ein neu erstelltes Archiv ist am Ziel sichtbar. Bewahren Sie mindestens eine Wiederherstellungskopie außerhalb des primären Speichers des Portals auf, wenn Ihr Wiederherstellungsplan Schutz vor einem portalweiten Vorfall erfordert.