5 häufige Fehler beim Sichern von E-Mails

Sie beginnen mit der Sicherung Ihrer E-Mails nach einem versehentlichen Löschen. Leider passieren dabei viele Fehler. Wenn Sie Ihre E-Mails nur oberflächlich oder gar nicht sichern, können Sie diese Fehler bereuen.

Inhaltsverzeichnis

• 5. Zu langes Warten zwischen den Backups
• 4. Sichern Sie nur ausgewählte Ordner
• 3. Nicht prüfen, ob das Backup wiederherstellbar ist
• 2. Verlassen Sie sich auf einen einzigen Backup-Speicherort
• 1. Backups nicht verschlüsseln

5. Zu langes Warten zwischen den Backups

Man geht leicht davon aus, dass die E-Mails im Posteingang sicher sind, und schiebt die Sicherung länger als nötig auf. Doch in der Zwischenzeit kann etwas schiefgehen. Beispielsweise kann man sich aus seinem Google-Konto aussperren oder versehentlich eine oder mehrere E-Mails und Anhänge löschen. Tatsächlich verlieren viele Leute, die glauben, monatelang sichern zu können, am Ende einen ganzen wichtigen E-Mail-Thread.

Glücklicherweise ist es leicht, sich anzugewöhnen, seine E-Mails täglich oder sogar wöchentlich zu sichern. Die Schritte hierfür variieren je nach E-Mail-Anbieter. Für Gmail , einen der beliebtesten E-Mail-Anbieter, können Sie Ihre Daten jedoch mit Google Takeout exportieren. Sie können sie dann auf einer externen Festplatte, einem Cloud-Dienst oder einem anderen leicht zugänglichen Ort speichern.

4. Sichern Sie nur ausgewählte Ordner

Es mag sinnvoll erscheinen, nur ausgewählte E-Mails oder E-Mails in einem bestimmten Ordner zu sichern, doch manchmal kann dies nach hinten losgehen. Wichtige Details können in E-Mails an Orten verloren gehen, an die Sie nicht denken würden, beispielsweise im Ordner „Werbung“ oder „Gesendet“.

Natürlich können nur Sie entscheiden, was gesichert werden sollte. Eine gute Faustregel ist jedoch, wichtige Daten zweimal zu sichern (einmal in der Cloud und einmal lokal), während weniger wichtige Daten nur einmal gesichert werden. Sie können auch alle größeren Dateien zweimal sichern, da diese bei Verlust oft am schwierigsten wiederherzustellen sind. Insbesondere Anhänge wie Verträge und mehrseitige Dokumente sollten priorisiert werden, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können.

3. Nicht prüfen, ob das Backup wiederherstellbar ist

Wenn Sie mit dem Sichern beginnen, bemerken Sie nicht, dass Ihre Dateien fehlerhaft exportiert werden. Sie gehen davon aus, dass Sie die Dateien heruntergeladen haben und sie bereit für die Sicherung an Ihrem Speicherort sind. Erst beim Versuch, einige der E-Mails wiederherzustellen, bemerken Sie, dass etwas nicht stimmt.

Mit etwas Glück bemerken Sie diesen Fehler frühzeitig und verlieren keine wichtigen Daten. Wenn Sie Ihre E-Mails noch nicht gesichert haben, prüfen Sie unbedingt, ob Sie Ihre Daten später wiederherstellen können. Öffnen Sie Ihre Sicherungsdateien und prüfen Sie, ob alles korrekt geladen wurde und Sie auf alle Daten zugreifen können.

2. Verlassen Sie sich auf einen einzigen Backup-Speicherort

Sich auf eine einzige Backup-Methode zu verlassen, kann verheerende Folgen haben. Überlegen Sie einmal: Was würden Sie tun, wenn alle Ihre Backups auf Ihrem Laptop gespeichert wären und dieser plötzlich abstürzt oder verloren geht? In so eine Situation möchten Sie nicht geraten, insbesondere wenn Sie unbedingt eine alte E-Mail wiederherstellen müssen.

Selbst die sichersten Speicherorte können ausfallen. Festplatten können beispielsweise ausfallen, und Cloud-Dienste können gehackt werden. Deshalb ist es ratsam, Backups an mindestens mehreren verschiedenen Orten zu speichern. Idealerweise sollte sich eines an einem physischen Ort und das andere in einem Cloud-Dienst befinden. Alternativ kann die 3-2-1-Regel angewendet werden, die im Wesentlichen bedeutet:

• Sie erstellen regelmäßig 3 Kopien aller wichtigen E-Mails und Anhänge.
• Sie wählen zwei Arten von Speicherorten, um die Möglichkeit eines Datenverlusts aufgrund von Hardwarefehlern oder Konto-/Verbindungsproblemen zu minimieren.
• Abschließend muss eine Kopie Ihrer Daten an einen externen physischen Standort gesendet werden.

1. Backups nicht verschlüsseln

Alle Daten, die Sie sichern, sollten verschlüsselt werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Viele Nutzer legen Wert auf Einfachheit und lassen ihre E-Mail-Backups daher lange Zeit unverschlüsselt. Bei sensiblen Informationen sollten Sie dies jedoch nicht aufschieben. Es mag zwar unnötig erscheinen, trägt aber wesentlich zum Schutz Ihrer Daten bei, falls jemand versucht, auf Ihre Dateien zuzugreifen.

Wenn Sie Ihre Daten verschlüsseln möchten, bewahren Sie Ihren Verschlüsselungsschlüssel an einem sicheren Ort getrennt von Ihren Backups auf, damit er nicht verloren geht. Denken Sie daran: Ohne den Schlüssel sind Ihre Daten so gut wie verloren.

Viele Leute denken, sie müssten ihre E-Mails nie sichern, weil sie in ihrem Posteingang sicher sind und sie sich nicht unnötig viel Mühe machen wollen. Erst wenn man selbst mit dem Sichern seiner E-Mails beginnt, merkt man, dass es gar nicht so schwer ist. Die Gewissheit, jederzeit auf jede E-Mail und jeden Anhang zugreifen zu können, ist die Mühe wert. Falls Sie die Sicherung Ihrer E-Mails oder anderer Daten bisher aufgeschoben haben, finden Sie hier einige schnell einzurichtende Backup-Tipps, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten.