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Wenn Sie regelmäßig Meetings organisieren, wissen Sie, wie wichtig es ist, auf Ihre Einladungen Antworten zu erhalten. Das Erraten, wer an einem Meeting teilnehmen wird, ist ein großes Problem, das aus zahlreichen Gründen zum Scheitern einer ansonsten gut organisierten Veranstaltung führen kann. Außerdem müssen Sie sicher sein, dass die Personen, die Sie zu einer Besprechung einladen, tatsächlich erscheinen.
Glücklicherweise müssen Sie aufgrund einer Meeting-Katastrophe keine Peinlichkeiten oder Geldverluste riskieren. Microsoft Office ist führend bei digitalen Kalender-Apps. Eine der besten Funktionen ist das Verfolgen von Kalenderereignissen, die Sie in der App erstellen. Sobald Sie die Einladungen verschickt haben, können Sie einfach auf Antworten auf Ihre digitale RSVP warten.
Benötigen Sie Hilfe bei der Überprüfung, wer Ihre Besprechungsanfrage in Microsoft Outlook angenommen hat? In diesem Artikel werden Anweisungen für Organisatoren von Outlook-Besprechungen aufgeführt, um zu sehen, welche Teilnehmer auf die Einladung antworten. Die Schritte werden Schritt für Schritt zusammengestellt, um den Prozess zu optimieren.
So überprüfen Sie, wer Meeting Outlook auf einem Windows-PC angenommen hat
Sobald Sie ein Meeting erstellt haben, werden Sie zum Organisator des Meetings. Als Organisator haben Sie Zugriff auf mehr Details zum Meeting als die Teilnehmer und können den Status der Teilnehmer beliebig oft einsehen. Bei Bedarf können Sie neben den Antworten auch deren E-Mail-Adressen für weitere Korrespondenz einsehen.
Verwenden Sie die Tracking-Liste in Microsoft Outlook, um Antworten auf Besprechungen mit den folgenden Schritten anzuzeigen:
Im letzten Schritt wird eine Anwesenheitsliste für die Besprechung geöffnet. In der Spalte „Antwort“ sehen Sie, ob die von Ihnen eingeladenen Personen die Einladung angenommen, abgelehnt oder nicht geantwortet haben. Denken Sie daran, dass ein Teilnehmer nicht verpflichtet ist, Ihnen eine Antwort zu senden. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist, können Sie ihre Anwesenheit nicht über die App verfolgen.
Wenn Sie Eingeladene kontaktieren möchten, die auf die eine oder andere Weise nicht geantwortet haben, können Sie sich per E-Mail an uns wenden.
Nur der Organisator der Besprechung kann das Tracking-Menü anzeigen. Wenn Sie das Meeting mit Microsoft 365 erstellt haben , könnten alle Teilnehmer, die dieselbe App verwenden, auch Antworten auf die Einladung sehen.
So überprüfen Sie, wer Meeting Outlook auf einem Mac angenommen hat
Wenn Sie ein Meeting mit Microsoft Outlook auf dem Mac planen , kann der Teilnehmer sofort zustimmen. Sie können ihre Antwort auch bearbeiten und einen anderen Termin für ein Treffen mit Ihnen beantragen. Wenn ja, haben Sie die gleichen Möglichkeiten, auf ihren Vorschlag zu reagieren.
Eingeladene Personen können die Einladung auch vorläufig annehmen, ablehnen oder sich dafür entscheiden, nicht zu antworten. Sie können die Antworten der Teilnehmer auf Ihre Einladung anzeigen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.
Als Nächstes sehen Sie neben jedem Teilnehmer eine Antwort, insbesondere diejenigen, die möglicherweise die Option „Jetzt antworten“ verwendet und sofort zugesagt haben. Eingeladene Personen können ihre Antwort auch ablehnen oder verschieben.
Sie haben keine Möglichkeit, das Datum oder die Uhrzeit anzuzeigen, zu der Ihnen die Antworten vom Teilnehmer gesendet werden. Wenn Sie einen Zeitstempel für Antworten benötigen, können Sie die empfangenen E-Mail-Benachrichtigungen speichern, um zu dokumentieren, wann die Antworten eingegangen sind.
Die Antworten auf Ihre Einladung werden Ihnen tabellarisch aufgelistet angezeigt. Dies kann ein Problem darstellen, da Sie die Liste nicht sortieren und filtern können. Hier ist eine Methode, mit der Sie Ihre Antworten sortieren können:
Die maximale Anzahl an Empfängern, die Sie in der Mac Outlook-App verfolgen können, beträgt 500 pro E-Mail. Eine Verteilerliste zählt jedoch nur als ein Empfänger. Außerdem benötigen Sie eine aktualisierte Version von Outlook, um die Antworten der Teilnehmer bei großen Besprechungen zu verfolgen.
So überprüfen Sie, wer die Besprechung in Outlook auf einem iPhone angenommen hat
Mit Outlook auf einem iPhone ist es bequemer zu überwachen, wer an Ihrer Besprechung teilnimmt. Sie haben die Freiheit, überall hinzugehen und trotzdem zu prüfen, wer anwesend sein wird, während Sie Ihre Pläne fertigstellen. Um diesen Vorteil nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Microsoft Outlook-App herunterladen.
Anweisungen zum Herunterladen der Microsoft Outlook-App lauten wie folgt (falls Sie sie noch nicht haben):
Sie können nun Outlook verwenden, um die Antworten der Teilnehmer auf Ihre Einladung zu überprüfen. Beginnen Sie mit den folgenden Schritten:
Auf Ihrem Computer hinzugefügte Ereignisse werden auf Ihrem Gerät angezeigt, sobald der Outlook-Kalender mit Ihrem iPhone synchronisiert wird. Denken Sie daran, dass die Besprechung in Ihrem Hauptkalender erstellt werden muss, damit Sie die Teilnehmerinformationen sehen können. Sie können die Antworten der von Ihnen eingeladenen Personen nicht über einen sekundären Kalender verfolgen.
Wie kann man auf einem Android-Telefon überprüfen, wer das Meeting in Outlook angenommen hat?
Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, können Sie Ihr Meeting flexibler organisieren. Finden Sie unterwegs auf Ihrem Android-Handy heraus, wer Ihre Besprechungseinladung angenommen hat. Bevor Sie dies jedoch überprüfen können, müssen Sie zunächst die Microsoft Outlook für Android-App auf Ihr Gerät herunterladen.
Anweisungen zum Herunterladen der Microsoft Outlook für Android-App (falls Sie dies noch nicht getan haben):
Sobald Sie die App haben, ist es an der Zeit, sie mit Ihrem Telefon zu synchronisieren. Die Besprechungsinformationen werden automatisch in die App auf Ihrem Telefon eingetragen, sofern diese auf Ihrem Computer oder Tablet eingerichtet wurde. Wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie die Antworten auf Ihre Besprechungseinladung auf Ihrem Android-Gerät anzeigen. Befolgen Sie diese Schritte, um zu beginnen:
Die Antworten der Teilnehmer werden oben links im Besprechungsfenster angezeigt. Von hier aus können Sie die Namen der eingeladenen Personen anzeigen, die angenommen und abgelehnt haben. Bei Teilnehmern, die auf diesen Punkt nicht geantwortet haben, wird neben ihrem Namen als Status „keine“ angezeigt. Sie können per E-Mail mit ihnen Kontakt aufnehmen oder später noch einmal nachsehen, ob sie antworten.
Sie sind herzlich eingeladen
Outlook ist ein hilfreiches Tool zur Planung eines Meetings jeder Größe. Sie können ein Meeting mit 500 bis 500 Teilnehmern koordinieren und dabei immer im Auge behalten, wie viele teilnehmen werden. Die Anweisungen zum Herunterladen und Verwenden der Outlook-App sind ziemlich einfach. Aber die Vorteile der Verwendung von Outlook zur effizienten Nachverfolgung einer Besprechungseinladung sind unbezahlbar.
Verwenden Sie Outlook für andere als geschäftliche Besprechungen? Teilen Sie uns im Kommentarbereich unten mit, für welche anderen Veranstaltungen Sie die App verwendet haben.
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