So automatisieren Sie tägliche Aufgaben in Windows 11

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, Ihr Computer könnte lästige Alltagsaufgaben für Sie erledigen? Dank Power Automate in Windows 11 können Sie Ihren Computer diese Arbeit für Sie erledigen lassen. So automatisieren Sie wiederkehrende Alltagsaufgaben und steigern Ihre Produktivität.

1. Räumen Sie Ihren Desktop mit der Funktion „Tägliche Bereinigung“ auf

Es gibt bessere Möglichkeiten, Dateien außerhalb des Desktops zu speichern, aber der Desktop wird im Laufe des Tages oft zu einer Ablage für Screenshots, Dokumente und zufällige Dateien, wodurch Ihr Desktop zu einem unordentlichen Chaos wird.

Um dies zu beheben, erstellen Sie einen Power Automate-Flow, der Dateien auf Ihrem Desktop mit nur einem Klick automatisch in angegebene Ordner sortiert.

Dieser Flow wird täglich zu einer festgelegten Zeit (mit der Windows-Aufgabenplanung) ausgeführt und verschiebt Dateien je nach Dateityp in die entsprechenden Ordner. Beispielsweise werden alle DOCX-, XLSX- und PDF-Dateien in den Ordner „Dokumente“, Bilddateien wie JPG und PNG in den Ordner „Bilder“ und LNK-Verknüpfungsdateien in den Ordner „Verknüpfungen“ verschoben.

Die Einrichtung ist dank der benutzerfreundlichen Oberfläche von Power Automate ganz einfach. Öffnen Sie zunächst Power Automate für Desktop und klicken Sie auf „ Neuer Flow“ . Geben Sie Ihrem Flow einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Desktop-Bereinigung“, und klicken Sie auf „Erstellen“ . Sie werden zum Haupt-Flow-Bereich weitergeleitet. Kopieren Sie dort das folgende Skript, fügen Sie es in den Haupt-Flow-Bereich ein und klicken Sie auf „Speichern“ .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

Sie können die automatische Ausführung von Flows mit dem Windows-Taskplaner planen .

2. Dokumente werden mit automatisierter Versionskontrolle organisiert

Versionskontrolle ist nicht nur für Entwickler wichtig – sie ist ein Lebensretter für jeden, der mit häufig aktualisierten Dateien arbeitet. Sie hatten wahrscheinlich schon Probleme, den Überblick über Dokumentrevisionen zu behalten, und oft lagen mehrere Versionen in verschiedenen Ordnern verstreut. Power Automate und OneDrive schaffen Abhilfe.

Richten Sie einen Flow ein, der Ihre wichtigen Dokumente, einschließlich PDFs und Tabellen, automatisch auf OneDrive sichert, sobald sie geändert werden. Der Flow überwacht bestimmte Ordner auf Änderungen und synchronisiert aktualisierte Dateien mit den entsprechenden Ordnern.

So verfügen Sie stets über eine aktuelle Sicherungskopie Ihrer wichtigen Dokumente in der Cloud und können bei Bedarf problemlos auf frühere Versionen zugreifen. Es ist wie ein persönlicher Assistent, der Ihre Dateien stets sicher und organisiert hält, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Hinweis : Um diesen Flow einzurichten, müssen Sie in Ihrem Browser bei Ihrem OneDrive-Konto angemeldet sein.

Sie sollten in OneDrive außerdem Versionen mit Zeitstempeln einrichten, um Änderungen im Laufe der Zeit nachzuverfolgen. Sollten Sie eine Datei versehentlich überschreiben oder auf eine ältere Version zurückgreifen müssen, können Sie diese schnell aus dem Versionsverlauf von OneDrive wiederherstellen.

3. Automatisieren Sie Dateikonvertierungen, um Zeit zu sparen

Die Arbeit mit Dateien in unterschiedlichen Formaten kann mühsam sein, insbesondere bei manueller Konvertierung. Sie haben sicher viel Zeit mit diesen mühsamen Konvertierungen verbracht, bis Sie stattdessen Power Automate verwendet haben.

Die Power Automate-Desktop-App verfügt über mehrere integrierte Dateikonvertierungsabläufe. Sie überwacht einen bestimmten Ordner auf neue Dateien. Sobald eine Datei hinzugefügt wird – sei es ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation – konvertiert der Flow sie automatisch in das gewünschte Format, beispielsweise PDF.

Nach der Konvertierung verschiebt Flow die verarbeiteten Dateien je nach Typ und Zweck in bestimmte Ordner. So bleibt alles übersichtlich und leicht zu finden.

Der letzte Schritt ist jedoch der entscheidende Zeitsparer: Flow teilt konvertierte Dateien automatisch per E-Mail über Outlook. Sie müssen sie nicht manuell anhängen oder mit Dateipfaden herumfummeln. Einfach einrichten und vergessen.

4. Power Automate für die Work-Life-Balance

Die Balance zwischen Beruf und Privatleben zu wahren, kann eine Herausforderung sein, wenn Arbeit und Privatleben nur einen Klick voneinander entfernt sind. Arbeitsaufgaben lassen sich leicht außerhalb der Arbeitszeiten erledigen. Hier kommen Power Automate und der Windows-Taskplaner ins Spiel.

Erstellen Sie beispielsweise einen Flow, der arbeitsbezogene Apps wie Outlook, Teams und Ihr Firmen-VPN jeden Abend zu einer festgelegten Zeit schließt. So können Sie sich von der Arbeit lösen und Ihre Zeit genießen, ohne ständig Benachrichtigungen checken zu müssen.

Der Thread wird durch eine geplante Aufgabe im Windows-Taskplaner ausgelöst und läuft daher stets zur geplanten Zeit.

Erstellen Sie diesen Flow mithilfe der Aufzeichnungsfunktion in Power Automate Desktop. Öffnen Sie zunächst die Apps, die Sie schließen möchten, und starten Sie eine neue Aufzeichnung. Schließen Sie anschließend jede App manuell, während Power Automate Ihre Aktionen aufzeichnet. Sobald Sie die Aufzeichnung beenden, verfügen Sie über einen grundlegenden Flow, der Ihre App-Schließgewohnheiten reproduzieren kann.

Bearbeiten Sie als Nächstes den aufgezeichneten Stream, um eine Fehlerbehandlung hinzuzufügen und sicherzustellen, dass der Stream mit Situationen wie dem Nichtöffnen der App umgehen kann.

Durch die Erstellung eines ähnlichen Ablaufs am Wochenende wird ein strengerer Abwesenheitsmodus ermöglicht, der es Ihnen ermöglicht, in Outlook zu antworten, wenn Sie nicht im Büro sind, sodass die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit nicht mehr verschwimmt.