Erstellen ausfüllbarer PDFs aus Formularen in LibreOffice Writer

Um in LibreOffice Writer ein ausfüllbares PDF zu erstellen, fügen Sie Ihrem Dokument Formularfelder hinzu und exportieren Sie es anschließend als PDF mit aktivierter Option „PDF-Formular erstellen“ . Speichern Sie die bearbeitbare Writer-Datei als Masterdatei; die PDF-Datei ist die Version, die die Empfänger ausfüllen.

Bevor Sie Felder hinzufügen

Verwenden Sie die Formularsteuerelemente von Writer, wenn Benutzer in PDF-Dateien Textfelder ausfüllen, Kontrollkästchen aktivieren oder aus einer Liste auswählen müssen. Dies unterscheidet sich vom Zeichnen von leeren Linien oder Quadraten auf einer Seite: Diese sehen zwar wie Felder aus, akzeptieren aber keine Eingaben. Die Hilfe zu den Formularsteuerelementen von LibreOffice dokumentiert die verfügbaren Steuerelemente sowie deren Einfügen und Bearbeiten.

Planen Sie zunächst die Seite. Ein einseitiges Anmeldeformular könnte beispielsweise nach Name, E-Mail-Adresse, Kategorie und Einwilligung fragen. Verwenden Sie kurze Fragen, lassen Sie genügend Platz für die Antworten und gruppieren Sie zusammengehörige Auswahlmöglichkeiten. Eine einfache Tabelle kann helfen, Beschriftungen und Steuerelemente auszurichten; entfernen oder glätten Sie Tabellenränder, falls diese im gedruckten Formular nicht sichtbar sein sollen.

• Speichern Sie vor dem Hinzufügen von Steuerelementen eine Arbeitskopie als OpenDocument-Textdatei (.odt).
• Entscheiden Sie, welche Antworten Freitext, eine einfache Auswahl oder eine Ja/Nein-Frage erfordern.
• Platzieren Sie Beschriftungen neben den Feldern, damit die Benutzer beim Navigieren durch die PDF-Datei die einzelnen Steuerelemente verstehen können.

Interaktive Steuerelemente in Writer einfügen

1. Blenden Sie die Symbolleiste „Formularsteuerelemente“ ein. Wählen Sie dazu „Ansicht“ > „Symbolleisten“ > „Formularsteuerelemente“ . Falls Ihre Benutzeroberfläche ein anderes Menülayout verwendet, finden Sie die Formularsteuerelemente im Menü „Einfügen“ oder im Menü „Formular“. Die verfügbaren Einstiegspunkte können je nach Version und Benutzeroberflächenlayout variieren.
2. Aktivieren Sie den Entwurfsmodus. Schalten Sie in der Symbolleiste „Formularsteuerelemente“ den Entwurfsmodus ein, um Steuerelemente zu platzieren und zu bearbeiten. LibreOffice beschreibt den Entwurfsmodus als Modus zum Bearbeiten von Steuerelementen; durch Deaktivieren des Entwurfsmodus können Sie diese verwenden.
3. Fügen Sie ein Steuerelement hinzu. Klicken Sie in der Symbolleiste auf ein Steuerelement wie Textfeld, Kontrollkästchen, Optionsfeld oder Kombinationsfeld. Klicken und ziehen Sie anschließend auf der Seite an die gewünschte Position. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Antwort. Ein Textfeld dient zur Eingabe von Text; ein Kontrollkästchen speichert eine Ein-/Aus-Auswahl; Optionsfelder eignen sich für sich gegenseitig ausschließende Optionen; und ein Kombinationsfeld zeigt eine Dropdown-Liste an.
4. Achten Sie auf die korrekte Ausrichtung der Steuerelemente. Platzieren Sie jedes Feld direkt neben seiner Beschriftung. Die Textfelder sollten ausreichend lang für die erwarteten Antworten sein, und es ist darauf zu achten, dass längere Eingabeaufforderungen nicht mit den Steuerelementen kollidieren. Vermeiden Sie es, mehrere nahezu identische Leerzeilen anstelle eines einzigen nutzbaren Textfelds zu verwenden.

Feldeigenschaften und Navigation festlegen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Steuerelement und wählen Sie „Steuerelementeigenschaften“ , um dessen Einstellungen zu bearbeiten. Geben Sie jedem Feld einen aussagekräftigen, eindeutigen Namen, z. B. „Name“ oder „E-Mail-Adresse“ . Namen erleichtern die Identifizierung der Felder, falls Antworten später erfasst oder verarbeitet werden. Fügen Sie eine gut sichtbare Beschriftung oder einen erläuternden Text auf der Seite hinzu; verwenden Sie keinen technischen Feldnamen, um zu erklären, was der Empfänger eingeben soll.

Für Dropdown-Listen sollten Sie eindeutige Auswahlmöglichkeiten festlegen und entscheiden, ob Benutzer Werte außerhalb der Liste eingeben dürfen. Die Kombinationsfelder von LibreOffice erlauben die Eingabe von Werten, sofern der Schreibschutz nicht aktiviert ist. Verwenden Sie Listenfelder, wenn der Benutzer aus einer Liste auswählen soll. Bei Mehrfachauswahlen verwenden Sie Optionsfelder und geben Sie den Feldern derselben Gruppe denselben Namen; separate Gruppen sollten unterschiedliche Namen verwenden.

Überprüfen Sie die Tabulatorreihenfolge und das Seitenlayout. Wählen Sie „Formular“ > „Aktivierungsreihenfolge“, um die Reihenfolge zu überprüfen oder zu ändern, in der die Steuerelemente beim Drücken der Tabulatortaste den Fokus erhalten. Eine logische Reihenfolge entspricht üblicherweise der Leserichtung: von oben nach unten und dann von links nach rechts. Deaktivieren Sie den Entwurfsmodus und klicken Sie in Writer durch die Steuerelemente, um zu prüfen, ob sie wie erwartet reagieren. Aktivieren Sie den Entwurfsmodus wieder, falls Sie Änderungen vornehmen müssen.

Exportieren Sie ein ausfüllbares PDF

1. Speichern Sie die aktualisierte .odt-Masterdatei.
2. Wählen Sie „Datei“ > „Exportieren als“ > „Als PDF exportieren“ . Bleiben Sie in den PDF-Optionen auf der Registerkarte „Allgemein“.
3. Wählen Sie unter „Formulare“ die Option „PDF-Formular erstellen“ . Laut LibreOffice wird dadurch ein PDF-Formular erstellt, das Benutzer ausfüllen und ausdrucken können. Im selben Bereich finden Sie die Einstellung für das Übermittlungsformat – FDF, PDF, HTML oder XML –, mit der Sie das Format festlegen können, das beim Absenden des Formulars aus der PDF-Datei verwendet wird.
4. Wählen Sie ein Übermittlungsformat nur dann, wenn Ihr Workflow eine konfigurierte Übermittlungsaktion verwendet und Sie wissen, wie die übermittelten Daten empfangen werden. Die Aktivierung von „PDF-Formular erstellen“ erstellt nicht automatisch ein E-Mail-Postfach, einen Web-Endpunkt oder eine Antwortdatenbank.
5. Klicken Sie auf „Exportieren“, wählen Sie einen Dateinamen und speichern Sie die PDF-Datei. Bewahren Sie die .odt-Datei auf, um Layout und Steuerelemente später bearbeiten zu können.

Die aktuellen allgemeinen Dokumentationen zum PDF-Export von LibreOffice enthalten Informationen zum Formular „PDF erstellen“ und zum Format „Senden“. Die Menüreferenz „Writer Form“ listet außerdem den Entwurfsmodus und die Aktivierungsreihenfolge auf.

Überprüfen Sie die exportierte Datei

• Öffnen Sie die exportierte PDF-Datei in einem PDF-Viewer, der interaktive Formulare unterstützt. Prüfen Sie, ob die Felder fokussiert werden können und ob Text, Kontrollkästchen und Dropdown-Menüs wie gewünscht funktionieren.
• Verwenden Sie die Tabulatortaste, um durch die Felder zu navigieren und die Reihenfolge zu überprüfen. Geben Sie eine längere Antwort ein, um zu sehen, ob sie in das jeweilige Feld passt.
• Geben Sie Beispieldaten ein, speichern Sie eine separate Testkopie, schließen Sie diese und öffnen Sie sie erneut, um zu überprüfen, ob die Einträge in diesem Viewer erhalten bleiben.
• Drucken Sie eine ausgefüllte Kopie aus oder sehen Sie sich eine Vorschau an, falls die Empfänger diese ausdrucken dürfen. Prüfen Sie, ob Bedienelemente und Beschriftungen korrekt ausgerichtet und lesbar sind.

Nicht alle PDF-Viewer verarbeiten alle Formularfunktionen identisch. Testen Sie daher die PDF-Datei in der Software, die Ihre Empfänger voraussichtlich verwenden werden. Falls ein Feld fehlt oder nicht interaktiv ist, überprüfen Sie in der .odt-Datei, ob das Steuerelement vorhanden ist und der Designmodus deaktiviert ist, bevor Sie die Datei exportieren. Exportieren Sie die Datei anschließend erneut mit der Option „PDF-Formular erstellen“.