Sie kopieren etwas, fügen es in Word ein – und plötzlich ist die Formatierung ein Desaster. Damit sind Sie nicht allein. Hier sind 10 Tipps zum Einfügen von Text in Microsoft Word , damit Sie Formatierungs-Albträume vermeiden!
Inhaltsverzeichnis
„Inhalte einfügen“ sollte Ihre bevorzugte Option sein, wenn Sie Inhalte aus externen Quellen kopieren und einfügen. Sie können genau auswählen, wie Ihr Text auf der Seite angezeigt wird.
Navigieren Sie zu Menüband > Registerkarte „Start“ > „Einfügen“ > „Einfügeoptionen“, um eine Dropdown-Liste mit weiteren Optionen anzuzeigen. Wählen Sie „Inhalte einfügen“, um ein Dialogfeld mit weiteren Optionen zu öffnen.
Sie können nun die ursprüngliche Formatierung beibehalten, die Formatierung des Dokuments verwenden oder die gesamte Formatierung entfernen. Word zeigt Ihnen in einer Vorschau an, wie jedes Format auf der Seite dargestellt wird.
Hinweis : Die Funktion „Als Hyperlink oder Bild einfügen“ ist möglicherweise nicht in allen Fällen verfügbar. Diese Optionen und die zugehörigen Tastenkombinationen beschleunigen jedoch die Dokumentbearbeitung.
Word lässt Sie nach dem Einfügen eines beliebigen Inhaltsblocks entscheiden. Drücken Sie Strg + V und suchen Sie am Ende des eingefügten Textes nach dem kleinen Zwischenablagesymbol. Klicken Sie darauf oder drücken Sie Strg und eine Pfeiltaste, um zwischen folgenden Optionen zu wechseln:
Das Standardverhalten kann je nach Quelle variieren (z. B. Einfügen zwischen Word-Dokumenten oder Einfügen aus einem Browser). Wenn Sie immer dieselben Einfügegewohnheiten haben, legen Sie Standardeinstellungen für alle Ausschneiden-, Kopier- und Einfügevorgänge fest. Dies kann Ihren Workflow noch weiter beschleunigen.
Standardmäßig behält Word die ursprüngliche Formatierung aller eingefügten Texte bei. Sie können diese Standardeinstellung jedoch ändern und Text einfügen, der der Formatierung des Dokuments entspricht, oder einfachen Text verwenden.
Gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert . Wählen Sie unter Ausschneiden, Kopieren und Einfügen den Abwärtspfeil, um die Groß- und Kleinschreibung zu ändern. Wählen Sie abschließend zwischen „Originalformatierung beibehalten“ , „Formatierung zusammenführen“ und „Nur Text beibehalten“ . Klicken Sie auf „OK“ .
Durch Anpassen der Einstellungen vor dem Bearbeiten eines Dokuments können Sie einige Probleme vermeiden.
Beim Einfügen von Inhalten aus Webseiten oder PDF-Dateien ist die Formatierung oft versteckt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese zu entfernen und Klartext zu erhalten. Verwenden Sie in Word die Option „ Nur Text behalten“, um Schriftarten, Farben und Hyperlinks zu entfernen.
Klicken Sie nach dem Kopieren auf das Symbol der Zwischenablage und bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol „Nur Text behalten“ . Word zeigt eine Vorschau auf der Seite an und fügt den Auszug ein, nachdem Sie auf das Symbol geklickt haben.
Alternativ können Sie mit Strg + Alt + V „Inhalte einfügen“ öffnen, „Unformatierter Text“ auswählen und auf „OK“ klicken . So können Sie beispielsweise E-Mail-Ausschnitte oder Recherchenotizen bereinigen.
Sie können Text markieren und dann per Drag & Drop innerhalb desselben Word-Dokuments, in verschiedenen Word-Dokumenten oder aus einem Browser in ein Dokument ziehen.
Diese Technik eignet sich gut für kurze Textabschnitte und macht Ausschneiden und Einfügen überflüssig. Stellen Sie sicher, dass Drag & Drop unter Datei > Optionen > Erweitert > Bearbeitungsoptionen > Drag & Drop von Text zulassen aktiviert ist .
Halten Sie jetzt einfach die Strg-Taste gedrückt , während Sie ziehen, um Text zu kopieren, anstatt ihn zu verschieben.
Format übertragen ist keine Einfügefunktion. Das kleine Pinselsymbol auf der Registerkarte „Start“ ist jedoch ein unschätzbar wertvolles Formatierungswerkzeug. Format übertragen in Word kopiert Formatierungen wie Farbe, Schriftart und Schriftgröße und wendet sie auf anderen Text an.
Wählen Sie auf der Registerkarte „ Start “ in der Gruppe „Zwischenablage“ die Option „Format übertragen“ . Der Zeiger verwandelt sich in ein Pinselsymbol. Markieren Sie den formatierten Text, klicken Sie auf das Symbol „Format übertragen“ und wählen Sie den zu formatierenden Text aus.
Durch Doppelklicken auf die Schaltfläche „Format übertragen“ wird die gleiche Formatierung auf mehrere Textzeilen angewendet. Sie können die Funktion durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche oder durch Drücken der Esc -Taste deaktivieren .
Tipp : Verwenden Sie die Tastenkombination Alt + Strg + C, um die Formatierung zu kopieren, und Alt + Strg + V, um die Formatierung einzufügen.
Das Konvertieren von Text oder Tabellen in eingebettete Bilder in einem Word-Dokument kann gelegentlich nützlich sein. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise ein formatiertes Angebot in einem Bericht senden, einen Layoutfehler in einem freigegebenen Dokument beheben oder Excel-Daten direkt einfügen.
Das Einfügen als Bild sperrt die Formatierung und verhindert die Bearbeitung. Kopieren Sie Text/Tabellen aus einem anderen Word- oder Excel-Dokument. Wählen Sie im Ziel-Word-Dokument „ Einfügen“ > „Bild“ .
Hinweis : Alternativ können Sie „Einfügen“ > „Inhalte einfügen“ > „Bild (erweiterte Metadatei)“ oder ein anderes Bildformat verwenden. Diese Funktion funktioniert nur mit Microsoft Office-Anwendungen.
Im Gegensatz zur alten Zwischenablage, die nur das zuletzt kopierte Element speichern konnte, bietet die Office-Zwischenablage Platz für bis zu 24 Elemente. Mit dieser Funktion können Sie mehrere Elemente gleichzeitig kopieren und einfügen.
Um die Zwischenablage anzuzeigen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der unteren rechten Ecke der Zwischenablagegruppe auf der Registerkarte „Start“. Klicken Sie auf ein beliebiges Element im Bereich, um es an der Cursorposition einzufügen.
Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie mit mehreren Office-Dateien arbeiten oder mehrere Änderungen an einem langen Dokument vornehmen. Die Office-Zwischenablage speichert Text, HTML und Bilder, die kleiner als 4 MB sind.
Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Strg + Umschalt + F3, um den Spike nach dem Einfügen zu entfernen.
Die Funktion von Spike ist genau das, wonach es klingt: Es hält Dinge zusammen. Sie können nicht zusammenhängende Textfragmente sammeln und mit der Tastenkombination „Spike“ in eine Gruppe einfügen.
Wählen Sie Text, Bild, Tabelle usw. aus und drücken Sie Strg + F3 zum Ausschneiden. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Elemente hinzuzufügen. Um alles auf einmal an beliebiger Stelle in Word einzufügen, drücken Sie Strg + Umschalt + F3 .
Um Inhalte einzufügen, ohne den Spike zu entfernen, geben Sie „spike“ in das Dokument ein und drücken Sie F3 .
Hinweis : Die Microsoft Office-Zwischenablage fügt Inhalte Stück für Stück ein. Sie funktioniert sowohl zum Kopieren als auch zum Ausschneiden von Inhalten. Spike sammelt Inhalte und fügt sie auf einmal ein. Dadurch eignet sich Spike ideal zum Sammeln von Zitaten oder zum Zusammenfassen von Highlights aus einem Dokument.
Das Erstellen von Tabellen ist immer mühsam. Da wir derzeit viel mit ChatGPT forschen, müssen Sie die KI-generierten Informationen möglicherweise in Word einfügen.
Word behält die Tabellenformatierung der ChatGPT-Tabelle nicht bei. Die einfachste Lösung ist die Verwendung eines Vermittlers wie Excel.
Fügen Sie den Inhalt von ChatGPT in Excel ein, indem Sie „Einfügen“ > „Zielformatierung anpassen“ auswählen . Kopieren Sie anschließend die Tabelle und fügen Sie sie in Word ein.
Anstatt Tabellenlayouts in Excel zu entwerfen, können Sie diese Formatierungstipps verwenden, um die perfekte Tabelle in Microsoft Word zu erhalten.
Tipp : Alternativ können Sie Text auch in Word in eine Tabelle umwandeln ( Einfügen > Tabelle > Text in Tabelle umwandeln ).
Die richtige Kopier- und Einfügemethode ist eine Frage des Muskelgedächtnisses. Die richtige Einfügeoption hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Bei der Arbeit mit Webinhalten ist „Nur Text behalten“ oft die zeitsparendste Option. Bei Inhalten aus anderen Word-Dokumenten bietet „Formatierung zusammenführen“ oft die beste Balance zwischen der Beibehaltung der erforderlichen Formatierung und der Anpassung an den Stil Ihres Dokuments. Einige Methoden sind seltener, können aber bei Bedarf eingesetzt werden.
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