So richten Sie Erinnerungen in Google Sheets ein

Google Sheets ist eine leistungsstarke Software, mit der Sie Daten in Tabellenkalkulationsform organisieren können. Sie können damit auch Aufgaben für sich selbst oder eine Gruppe von Personen einrichten. Bei einer solchen Funktion wäre eine Art Erinnerung äußerst nützlich.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Erinnerungen in Google Sheets einbinden und erhalten einige zusätzliche Tipps, die für Sie hilfreich sein könnten.

Erinnerungen einrichten

Diese Option ist nicht Teil der Standardsoftware, aber sie ist einfach und kostenlos erhältlich. So erhalten Sie das Add-on:

1. Gehen Sie zum G Suite Marketplace und suchen Sie nach „Erinnerungen hinzufügen“. 
   
2. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Installieren“ .
   

„Erinnerungen hinzufügen“ wertet die Tabelle aus und sendet Ihnen für jede Zeile eine Erinnerung. Sie müssen nur das Datum festlegen und das Add-on stellt automatisch die Erinnerungen ein. So stellen Sie die Erinnerungen ein:

1. Öffnen Sie ein neues Dokument in Google Sheets.
   
2. Klicken Sie im Hauptmenü auf Add-ons .
   
3. Klicken Sie auf Erinnerungen hinzufügen .
   
4. Gehen Sie zu Erinnerungen einrichten/bearbeiten .
   
5. Schreiben Sie die Aufgaben, Termine und E-Mail-Adressen in jede Spalte. Das Add-on füllt automatisch eine leere Tabelle aus, sodass Sie die Informationen einfach selbst ersetzen können.
   
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Erinnerung hinzufügen“ .
   

Sie können nun eine dieser Optionen auswählen.

Fristspalte

Dadurch werden nur Spalten mit gültigen Datumsangaben angezeigt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alles richtig geschrieben haben. Wenn Sie in der ersten Zeile etwas ändern, müssen Sie das Add-on neu starten.

Sie können auf die Zelle klicken und ein Kalender wird angezeigt.

Senden Sie Erinnerungen

Dies ermöglicht Ihnen, vor oder nach dem festgelegten Datum eine Erinnerung zu versenden. Wählen Sie einfach die Option aus, die für Sie am besten geeignet ist.

Empfängeroptionen

Mit dieser Option können Sie Empfänger auswählen.

1. Benachrichtigen Sie mich – Wenn Sie diese Option auswählen, fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse zur AN-Leiste hinzu. Dadurch erhalten Sie eine Antwort-E-Mail mit der Bestätigung, dass die E-Mail versendet wurde.
2. Personen benachrichtigen – Wählen Sie diese Option aus. Anschließend können Sie die Spalte mit den E-Mails auswählen, an die eine E-Mail gesendet werden soll. Die erste Zeile wird nicht berücksichtigt.
3. CC People In – Dadurch werden Personen in den CC der E-Mail eingefügt. Wählen Sie die Spalte mit den E-Mails aus, wie in der vorherigen Option.

E-Mail-Anpassung

Durch Drücken dieser Option wird ein neues Fenster geöffnet.

Betreff – Hier können Sie den Betreff Ihrer E-Mail-Erinnerungen eingeben.

Tabellenlink hinzufügen – Mit dieser Option wird der Link zum Tabellenblatt in die E-Mail eingefügt.

E-Mail-Text – Diese Option fügt dem Hauptteil der E-Mail Text hinzu.

Nachdem Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig“. Es erscheint eine Seitenleiste. Klicken Sie erneut auf „Fertig“.

Sie können die Tabelle nun schließen. Das Add-on führt stündlich Überprüfungen durch und versendet E-Mails zum richtigen Zeitpunkt.

Weitere Google Sheet-Tipps

Es gibt viele Tricks, die Ihr Google Sheets-Erlebnis reibungsloser und angenehmer machen können. Hier sind einige der nützlichsten.

Senden Sie E-Mails durch Kommentieren

Sie können eine E-Mail an jemanden senden, wenn Sie einen Kommentar zu Google Sheets hinzufügen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Leute darüber zu informieren, dass der Tabelle etwas Neues hinzugefügt wurde.

Sie können die E-Mail senden, indem Sie @ gefolgt von der E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben. Die E-Mail wird gesendet, wenn Sie den Kommentar eingeben.

Filter anwenden

Sie können Filter verwenden, um eine Gruppe von Zellen mit einem gemeinsamen Merkmal zu durchsuchen. Dadurch können Sie Informationen schnell finden, selbst wenn im Blatt viele Daten gespeichert sind.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“ .
   
2. Klicken Sie nun in der Hauptzeile der Tabelle auf die Schaltfläche „Filter“ , um die Werte auszuwählen, die Sie sehen möchten.
   
3. Sie haben auch die Möglichkeit, die Filter zu speichern. Klicken Sie einfach auf „Neue Filteransicht erstellen“ , indem Sie die Schaltfläche „Filter“ auswählen .
   

Zellen blockieren

Wenn eine große Gruppe von Personen an einer einzigen Tabelle arbeitet, können Sie die Änderung einiger Informationen blockieren. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Fehler passieren.

Sie können einzelne Zellen oder ganze Spalten blockieren.

1. Wählen Sie „Bereichsbearbeitungsberechtigungen“ aus .
   
2. Sie können es auch so einrichten, dass eine Warnung angezeigt wird, wenn jemand versucht, die Zelle zu bearbeiten. Wählen Sie die Option, die Ihren Anforderungen entspricht.
   

Google Sheets vergisst nicht

Google Sheets ist eine sehr komplexe Software und es gibt so viele Optionen, die Ihnen helfen, schneller und effizienter zu arbeiten. Erinnerungen können zum Beispiel ein echter Lebensretter sein.

Haben Sie schon einmal die Erinnerungsfunktion in Google Sheets verwendet? War es hilfreich? Sag es uns in den Kommentaren!