So fügen Sie eine Dropdown-Liste in Excel hinzu

Excel ist nützlich, um gesammelte Daten an einem Ort zu organisieren und zu analysieren. Da Ihre gesammelten Informationen jedoch immer komplexer werden, kann die Genauigkeit Ihrer Daten leiden. Durch die Einführung von Dropdown-Listen in Ihrer Excel-Tabelle können Sie Ihre Dateneingabe vereinfachen und optimieren, Fehler reduzieren und die Konsistenz in Ihrer gesamten Tabelle aufrechterhalten.

In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie in Excel eine Dropdown-Liste erstellen, um die Dateneingabe zu erleichtern.

Erstellen einer Dropdown-Liste

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen: Datenvalidierung und die Verwendung von Excel-Tabellen. Dieser Artikel führt Sie durch beide Methoden, um Ihnen ein Verständnis dafür zu vermitteln, wie Sie eine Dropdown-Liste erstellen.

Verwendung der Datenvalidierung

Datenvalidierung ist eine Funktion in Excel, mit der Sie eine Beschränkung dafür festlegen können, welche Daten in eine Zelle eingegeben werden können. Datenvalidierungen können zum Erstellen einer Dropdown-Liste verwendet werden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie die Dropdown-Liste hinzufügen möchten.
   
2. Suchen Sie im Excel-Menüband nach der Registerkarte „Daten“ und wählen Sie sie aus.
   
3. Klicken Sie in der Gruppe „Datentools“ auf „Datenvalidierung“, woraufhin ein Dialogfeld angezeigt wird.
   
4. Navigieren Sie in diesem Dialogfeld zur Registerkarte „Einstellungen“.
   
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zulassen“ und wählen Sie „Liste“. Dadurch wird Excel mitgeteilt, dass Sie eine Liste mit Optionen erstellen möchten.
   
6. Im Feld „Quelle“ können Sie die Liste der Optionen direkt eingeben oder die Zellen markieren, die Ihre Optionen enthalten.
   
7. Nachdem Sie Ihre Optionen eingegeben haben, drücken Sie „OK“, um die Validierung anzuwenden.
   

Wenn Sie die Datenvalidierung angewendet und auf die ausgewählte Zelle geklickt haben, wird ein kleiner Dropdown-Pfeil angezeigt. Durch Klicken auf den Pfeil können Sie eine der Optionen aus Ihrer Liste auswählen.

Mithilfe der Datenvalidierungsmethode können Sie eine einfache Dropdown-Liste in Excel erstellen. Wenn Sie hingegen einen komplizierteren oder größeren Datensatz verwenden, ist die Verwendung von Excel-Tabellen die bessere Option.

Anpassen von Dropdown-Listen

Wenn die Dropdown-Liste erstellt ist, können Sie diese nach Bedarf bearbeiten. Wenn Ihre Liste beispielsweise Produkte für ein Unternehmen enthält, können Sie neue Produkte über die Quellliste einführen oder sie alternativ entfernen, indem Sie sie aus der Quellliste löschen. Darüber hinaus können Sie bereits in der Liste enthaltene Elemente bearbeiten oder Dateneingabebeschränkungen festlegen, um zu begrenzen, welche zusätzlichen Informationen hinzugefügt werden können.

Hinzufügen/Entfernen von Elementen zu einer Dropdown-Liste

Wenn Sie Ihrer Dropdown-Liste Optionen hinzufügen oder daraus entfernen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt mit Ihrer Dropdown-Liste.
2. Klicken Sie auf die Zelle mit der Dropdown-Liste.
   
3. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“.
   
4. Klicken Sie auf „Datenvalidierung“.
   
5. Fügen Sie in der Liste „Quelle“ des Felds „Datenvalidierung“ die neuen Elemente durch Kommas getrennt hinzu oder entfernen Sie die Elemente, die Sie löschen möchten.
   
6. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.
   

Die Dropdown-Liste enthält nun die neuen Elemente. Wenn Sie Elemente gelöscht haben, werden diese nicht mehr in der Dropdown-Liste Ihres Arbeitsblatts angezeigt.

Bearbeiten von Elementen in einer Dropdown-Liste

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Elemente in einer Dropdown-Liste zu bearbeiten:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt mit der Dropdown-Liste.
2. Wählen Sie die Zelle mit der Dropdown-Liste aus.
   
3. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“.
   
4. Navigieren Sie zu „Datenvalidierung“.
   
5. Bearbeiten Sie in der Liste „Quelle“ des Felds „Datenvalidierung“ die Elemente nach Bedarf.
   
6. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern. Die bearbeiteten Elemente werden nun in der Dropdown-Liste angezeigt.
   

Festlegen von Dateneingabebeschränkungen

Damit Daten korrekt in dem von Ihnen gewünschten Format eingegeben werden, können Sie bestimmte Einschränkungen für die Art der Informationen festlegen, die Benutzer eingeben können.

Dies kann das Format oder die Länge einer Zelle umfassen. Wenn Ihre Liste beispielsweise eine Reihe verfügbarer Produkte enthält, muss ein gültiges Produkt eingegeben werden. Wenn sie kein gültiges Produkt eingeben, erhalten sie eine Fehlermeldung.

Durch die Angabe Ihrer Dateneingabebeschränkungen können Sie den Text Ihrer Fehlermeldung ändern, um Ihre Benutzer anzuweisen, die richtigen Informationen im richtigen Format einzugeben. Dies wird sowohl das Benutzererlebnis verbessern als auch genauere Ergebnisse liefern.

Nachfolgend finden Sie eine Liste zum Festlegen von Dateneingabebeschränkungen:

1. Wählen Sie die Zelle aus, auf die Sie die Datenvalidierung anwenden möchten.
   
2. Navigieren Sie zur Registerkarte „Daten“.
   
3. Klicken Sie auf „Datenvalidierung“.
   
4. Geben Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ des Felds „Datenvalidierung“ die gewünschten Validierungskriterien ein.
   
5. Konfigurieren Sie Ihre Kriterien nach Ihren Bedürfnissen. Wenn Sie beispielsweise die Eingabe auf Daten innerhalb eines bestimmten Bereichs beschränken müssen, wählen Sie „Datum“ als Validierungskriterium und wählen Sie das gewünschte Start- und Enddatum aus.
   
6. Fügen Sie bei Bedarf eine Eingabemeldung und eine Fehlermeldung hinzu.
   
7. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre neuen Einstellungen zu speichern und anzuwenden.
   

Mit diesen Optionen können Sie Ihre Dropdown-Liste an die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts anpassen.

Nützliche Tipps zur Verwendung Ihrer Dropdown-Listen

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihre Dropdown-Liste in Excel erstellen, sollten Sie lernen, wie Sie diese effektiv nutzen, um die größtmögliche Effizienz aus Ihren Daten herauszuholen. Hier sind einige Tipps zur Verwendung Ihrer Dropdown-Listen:

Halten Sie die Listen auf dem neuesten Stand

Aktualisieren Sie Ihr Arbeitsblatt regelmäßig mit den neuesten verfügbaren Informationen, um genaue Ergebnisse und Datenintegrität zu gewährleisten.

Schützen Sie Ihr Arbeitsblatt

Fügen Sie dem gesamten Arbeitsblatt ein Passwort hinzu, um unbefugte Änderungen an Ihren Dropdown-Daten zu verhindern. Sie können auch einzelne Zellen sperren, damit niemand die in Ihrer Liste enthaltenen Informationen manipulieren kann.

Wenn Sie außerdem mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte klicken, in der Ihre Datenvalidierungsliste enthalten ist, und dann auf „Ausblenden“ klicken, wird die Registerkarte ausgeblendet, sodass sie für andere Benutzer schwieriger zu finden und zu manipulieren ist.

Schulen Sie Ihre Arbeitsblattbenutzer

Geben Sie Ihren Benutzern einen Überblick darüber, wie Ihr Arbeitsblatt richtig verwendet wird, damit sie alle ihnen zur Verfügung stehenden Informationen nutzen können.

Beherrschen Sie Ihre Dropdown-Listen

Das Einfügen einer Dropdown-Liste in Ihre Tabellenkalkulationen verbessert nicht nur die Erfahrung des Benutzers bei der Dateneingabe, sondern stellt auch sicher, dass die Dateneingabe korrekt ist und in einem gültigen Format vorliegt, damit Sie sie angemessen analysieren können. Da Dropdown-Listen so einfach zu bearbeiten sind, können Sie Optionen nach Bedarf aktualisieren oder entfernen und gleichzeitig ein hohes Maß an Kontrolle über den Blattschutz und die Zellensperre beibehalten, um sicherzustellen, dass unbefugte Benutzer die Quellliste nicht manipulieren können.

Indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte zum Erstellen Ihrer eigenen Dropdown-Listen in Excel verwenden, können Sie Ihre privaten oder beruflichen Projekte besser in die Lage versetzen, Ihre Datenherausforderungen zu lösen.

Haben Sie einen der in diesem Artikel enthaltenen Tipps verwendet, um Ihre Dropdown-Listen zu erstellen? Wenn ja, wie haben sie Ihnen geholfen? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.