Dateisynchronisierung und -sicherung mögen ähnlich erscheinen, dienen jedoch völlig unterschiedlichen Zwecken. Wird zwischen beiden nicht unterschieden, kann dies zu Datenverlust führen.
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Durch die Synchronisierung bleiben Ihre Dateien auf allen Ihren Geräten stets aktuell. Erstellen Sie ein Dokument auf Ihrem Desktop, wird es mit OneDrive synchronisiert und ist auf Ihrem Laptop, Tablet oder Smartphone verfügbar.
Wenn Sie ein Dokument in Google Docs auf Ihrem PC bearbeiten, sorgt die Synchronisierung dafür, dass Änderungen sofort auch auf Ihrem Laptop angezeigt werden. Sie können sogar Ihre Browserdaten synchronisieren, wie geöffnete Tabs, Lesezeichen, gespeicherte Passwörter und mehr.
Die meisten Dienste wie OneDrive, Google Drive und Dropbox machen dies einfach, indem sie Ihre Dateien in der Cloud speichern, die dann in Echtzeit oder sobald eine Internetverbindung hergestellt ist, auf allen Ihren verknüpften Geräten angezeigt werden.
Die Synchronisierung ist äußerst nützlich für Personen, die ständigen Zugriff auf ihre Dateien benötigen, unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden.
Insbesondere Windows integriert OneDrive tief in das System und ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente, Fotos und Desktop-Elemente in der Cloud zu speichern. Dies sorgt für ein nahezu nahtloses Erlebnis. Wenn Sie sich bei einem anderen Windows-Rechner anmelden, sind Ihre Dateien bereits dort, sofern Sie mit demselben Microsoft-Konto angemeldet sind. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere großartige Cloud-Speicherdienste, mit denen Sie Ihre Dateien synchronisieren können.
Die Synchronisierung birgt jedoch eine erhebliche Sicherheitslücke. Wenn Sie versehentlich eine Datei von einem Gerät löschen, wird sie in der Regel auch auf allen anderen Geräten gelöscht. Und wenn eine Datei beschädigt oder mit Malware infiziert wird, wirkt sich dieser Schaden auf alle synchronisierten Versionen aus.
Die Synchronisierung ist zwar praktisch, garantiert jedoch keine wirkliche Sicherheit.
Eine Sicherungskopie ist eine separate, normalerweise offline gespeicherte Kopie Ihrer Daten, die in dem Zustand aufbewahrt wird, in dem Sie sie gespeichert haben. Unabhängig davon, wie oft Sie andere Versionen der Datei bearbeiten, bleibt die Sicherungskopie unverändert, sofern Sie dies nicht speziell für diese Datei tun.
Im Gegensatz zur Synchronisierung werden Backups nicht automatisch bei jeder Änderung aktualisiert. Das ist gut so, denn sollte die Originaldatei beschädigt werden, bleibt das Backup erhalten.
Am einfachsten kann man sich Backups als eine Art Versicherung für Ihre Daten vorstellen. Sie schützen Ihre Daten vor Löschung, Beschädigung, Ransomware , fehlgeschlagenen Updates oder sogar Hardwareausfällen. Bei Problemen können Sie jederzeit auf eine frühere Kopie Ihrer Daten zurückgreifen oder sogar Ihr gesamtes System wiederherstellen.
Es gibt auch verschiedene Arten von Backups. Backups auf Dateiebene speichern einzelne Dateien und Ordner, während Systemabbild-Backups Ihr gesamtes Laufwerk aufzeichnen, einschließlich Windows-Einstellungen, Anwendungen und Dateien.
Dann gibt es noch inkrementelle Backups, bei denen nur die seit dem letzten Backup vorgenommenen Änderungen gespeichert werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Platz und Zeit zu sparen, wenn Sie Ihre Daten nicht kontinuierlich sichern müssen.
Die Synchronisierung kann ein falsches Sicherheitsgefühl vermitteln. Natürlich haben Sie das Gefühl, Ihre Daten seien sicher, weil sie „in der Cloud“ liegen. Doch wenn Sie nicht zusätzlich Backups erstellen, genügt ein einziger Unfall, um alle wichtigen Daten zu verlieren.
Und genau hier ist die Synchronisierung wirklich praktisch. Sie kann Sie nicht vor gefährlichen Situationen bewahren. Nehmen wir an, Sie überschreiben versehentlich etwas Wichtiges in einer in Google Tabellen gespeicherten Tabelle. Da die Tabelle synchronisiert ist, wird die beschädigte Version auf jedem Gerät sofort aktualisiert.
Glücklicherweise verfügt Google über einen Versionsverlauf, doch das garantiert nicht immer, dass Sie das Problem sofort bemerken oder dass die Version, auf die Sie zurücksetzen müssen, verfügbar ist.
Als Nächstes gibt es ein Problem, das Sie oft nicht beheben können. Angenommen, Ihre Dateien werden beschädigt oder mit Malware oder Ransomware infiziert. Durch die Synchronisierung können infizierte oder verschlüsselte Dateien auf alle Ihre Geräte und Cloud-Speicher übertragen werden, was die Wiederherstellung erschwert.
Und obwohl einige Cloud-Dienste begrenzte Wiederherstellungsfenster bieten, sollten sie nicht Ihre erste oder einzige Verteidigungslinie sein.
Die Synchronisierung schützt auch keine Nicht-Dateikomponenten wie installierte Apps oder Ihre Systemeinstellungen. Wenn die Festplatte Ihres Windows-PCs oder Macs ausfällt, können Sie mit der Synchronisierung nicht alles in den ursprünglichen Zustand zurückversetzen. Dazu müssen Sie eine ordnungsgemäße Sicherung durchführen.
Um Ihre Daten optimal zu schützen, sollten Sie Synchronisierungstools mit den richtigen Backup-Tools kombinieren. Die Synchronisierung sorgt für Produktivität und Flexibilität, Backups sind das Sicherheitsnetz, das Ihre Daten vor Beschädigung schützt.
Verwenden Sie ein Programm wie OnlyOffice, mit dem Sie Ihre Dokumente synchronisieren und problemlos zwischen Geräten übertragen können. Viele Nutzer verwenden OnlyOffice anstelle von Google Docs (das einen robusteren Versionsverlauf bietet), da sie lieber in einem Dokument auf ihrem Desktop schreiben. Sie können jedoch auch jede andere Dokumentsuite wie Google oder Microsoft verwenden.
Anschließend können Sie mithilfe einer integrierten Anwendung wie Time Machine auf einem Mac oder Windows Backup auf einem Microsoft-PC ein Backup-System einrichten. So können Sie Ihre wichtigen Arbeiten und Einstellungen sichern und Ihre Dateien synchronisieren. Die Einrichtung eines Backups ist zudem kinderleicht. Erstellen Sie in weniger als 10 Minuten ein schnelles Backup Ihrer wichtigsten Daten.
Wenn Sie mit einem mobilen Gerät wie einem iPhone oder Android-Gerät arbeiten, gibt es natürlich auch andere Möglichkeiten zum Sichern und Synchronisieren von Dateien. Apple bietet eine hervorragende Möglichkeit, Daten mit iCloud zu synchronisieren. Anschließend können Sie Ihr iPhone mit iTunes auf Ihrem Mac oder Windows-PC sichern.
Android-Geräte hingegen lassen sich über ein Google-Konto synchronisieren. Sie können Ihre Geräteeinstellungen auch über Google oder die Software des Herstellers sichern – Samsung bietet eine einfache Möglichkeit, den Secure Folder auf Galaxy-Geräten zu sichern.
Am effektivsten ist eine Kombination aus Synchronisierung und Backup. Durch die Synchronisierung bleiben Ihre Dateien stets auf dem neuesten Stand, während das Backup dafür sorgt, dass Sie nicht durch einen Fehler alles verlieren.
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