3 Möglichkeiten, um numerische Formatierungsfehler bei Verwendung des Seriendrucks in Microsoft Word zu beheben

Einer der langjährigen Ärger von Mail Merge ist die Unfähigkeit, Zahlen in Excel korrekt zu formatieren. Zum Glück haben wir immer einen Ausweg. Hier sind 3 Möglichkeiten, um Fehler bei der Nummernformatierung im Seriendruck zu beheben.

Seriendruck von Microsoft Word ist eines der Merkmale Benutzer am meisten lieben. Es erstellt Etiketten, Briefvorlagen, E-Mails oder Berichte äußerst effektiv. Wenn Sie wissen, wie man es benutzt, können Sie Stunden Arbeit sparen. Leider kann es Kopfschmerzen bereiten, alle Verwendungszwecke von Seriendruck zu beherrschen.

Eines der Probleme mit der Seriendruckfunktion besteht darin, dass Zahlen in Excel-Tabellen nicht richtig formatiert werden können. Zum Beispiel ist das Verkaufsergebnis in Excel jetzt 100, aber in Word wird es plötzlich zu 99.99999999996!

Glücklicherweise ist es nicht schwierig, diesen Fehler zu beheben. Tatsächlich haben wir drei Möglichkeiten, um Fehler im Zahlenformat bei Verwendung des Seriendrucks zu behandeln . Sie können Tabellenkalkulationen bearbeiten, Seriendruckdokumente erstellen oder die Art und Weise ändern, in der die beiden Dateien verbunden sind. Obwohl diese Lösung wenig bekannt ist, ist sie möglicherweise die beste Option - außer dass sie Word 2016 nicht mehr unterstützt.

Hinweis: Obwohl die folgenden Schritte in Office 2016 ausgeführt werden , funktioniert es auch in anderen Versionen von Word und Excel.

1. Verwenden Sie "Numeric Switch" in Word

Die erste Möglichkeit für den Seriendruck, Zahlen aus Excel korrekt zu formatieren, besteht darin, ein Word-Dokument zu bearbeiten. Insbesondere wenden Sie den gewünschten Zahlenformatcode auf die Zusammenführungsfelder an - Zusammenführungsfeld in der Word-Datei. (Zusammenführungsfelder benachrichtigen das Word-Dokument darüber, welche Spalte in der Excel-Tabelle die zu verarbeitenden Daten enthält.) Um die Formatierung auf ein Feld anzuwenden, müssen Sie einen numerischen Schalter (früher als Bildschalter bezeichnet) einschließen ) im Codefeld des Feldes.

Als erstes müssen Sie den tatsächlichen Feldcode kennen. Öffnen Sie das Seriendruckdokument und klicken Sie oben im Fenster auf die Registerkarte Mailings . Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche Vorschau der Ergebnisse deaktiviert ist, damit Sie die Seriendruckfelder sehen können. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in ein Seriendruckfeld (z. B. " Spende" ) und wählen Sie Feldcode umschalten . Sie sehen den Code für dieses Feld, der durch geschweifte Klammern gekennzeichnet ist, zum Beispiel: {MERGEFIELD Donation} . Bearbeiten Sie nun den Code für dieses Feld, indem Sie den numerischen Schalter am Ende des Codes wie folgt einfügen:

Die Software bietet viele Bildcodes. Hier sind 4 Beispiele, die dem Ergebnis entsprechen:

Wie Sie sehen können, ist der Code des numerischen Schalters mit dem Code des Excel-Formats identisch, außer dass vor der Nummer "\ #" und dem Datum "\ @" steht. (Beachten Sie, dass Sie im Datumscode Anführungszeichen verwenden, nicht jedoch im numerischen Code.) Um mehr Code anzuzeigen, gehen Sie zur folgenden Tabelle oder besuchen Sie die Online-Hilfe für "numerischer Schalter" in Microsoft Word.

Hier einige Beispiele, wie numerische Feldcodes mit Daten in der Spalte "Verkäufe" in Excel-Tabellen umgehen.

Numerischer Schalter für Seriendruckfelder

Tatsächlich verwenden Word und Excel denselben Formatcode. Warum verwenden sie nicht dieselbe Formatfunktion ? Verwenden Sie beispielsweise die MergeField-Funktion wie folgt:

Dies ist wirklich das Anliegen vieler Menschen und vielleicht kennt nur Microsoft die Antwort.

Hinweis: Denken Sie daran, dass die Ergebnisse beim Hinzufügen oder Ändern eines numerischen Schalters nicht sofort angezeigt werden. Sie müssen das Feld aktualisieren (klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Feld aktualisieren ) oder klicken Sie auf die Schaltfläche Mailings> Vorschau der Ergebnisse . Manchmal müssen Sie diesen Vorgang zwei- bis dreimal wiederholen. Wenn Sie den Seriendruck-Assistenten verwenden, müssen Sie möglicherweise einen Schritt zurücktreten und rückgängig machen, um die Auswirkungen der von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu sehen.

Numerische Schalter funktionieren gut im Mischfeld, aber ihre Verwendung ist etwas schwer zu merken und leicht zu machen. Wenn Sie genauso denken, versuchen Sie einen der nächsten beiden Wege.

2. Bearbeiten Sie Excel-Tabellen

Auf diese Weise können Sie den Fehler beim Formatieren von Fehlern bei der Verwendung des Seriendrucks vermeiden. Fügen Sie in eine Excel-Tabelle eine Spalte ein, die eine Formel enthält, die Zahlen oder Daten in Excel in das Textformat konvertiert, das Sie im Seriendruckdokument anzeigen möchten.

Dazu müssen Sie die TEXT-Funktion von Excel verwenden. Benutzer können Zahlen oder Datumsangaben genau nach Belieben in ein gleichwertiges Textformat konvertieren. Der Nachteil dieser Lösung ist, dass Sie den Formatierungscode kennen müssen. Obwohl dieser Code an den Code verwendet in Formatierungsfunktionen identisch ist Benutzerdefinierte Anzahl aber selten Excel - Benutzer wissen , über ihre Existenz.

Beispielsweise konvertieren die Formeln TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") und TEXT (C5, "M / tt / jj") numerische Daten und Datumsdaten in Textdaten (in diesem Beispiel Sie sind "$ 12.345,67" und "01.12.10").

Tipp: Sie sollten die Zellen, die diese Formeln enthalten, in verschiedenen Stilen formatieren, z. B. kursiv oder in einer anderen seltsamen Farbe, um Sie daran zu erinnern, dass die Zahlen nur Text sind. In älteren Versionen von Excel können diese "Zahlen" nicht für Berechnungen verwendet werden. In Excel 2016 können Sie sie in allen Formeln verwenden, mit Ausnahme von Summenfunktionen wie SUMME und DURCHSCHNITT.

Der Vorteil von numerischen und Datumsformaten wie Text besteht darin, dass der Text aus Excel in ein Dokument konvertiert wird, das Seriendruck ohne Verzerrung verwendet. Die Formatoptionen wie Schriftart, Größe, Farbe bleiben unverändert.

Der Formatcode für die TEXT-Funktion von Excel

Unten finden Sie rechts eine Sammlung der am häufigsten verwendeten Codes. Beachten Sie, dass sowohl "0" als auch "#" Platzhalter für die Zahlen sind, aber "0" erzwingt, dass die Zahl 0 an der ersten oder letzten Position erscheint. "#" Wird durch eine Zahl ersetzt, wenn es sich nicht um eine führende oder letzte Null handelt. Daher stellt der Code "00000" sicher, dass die führende Null nicht von den Postleitzahlen in New Jersey abgeschnitten wird.

Diese Codes für Zahlen, Datums- und Uhrzeitangaben können in der TEXT-Funktion oder im benutzerdefinierten Excel-Nummernformat (Benutzerdefiniert) verwendet werden. Darüber hinaus können sie auch in "Numerische Schalter" im Word-Seriendruckfeld verwendet werden.

Beachten Sie, dass es kaum einen Unterschied zwischen der Funktionsweise des Codes in Excel und Word in Microsoft 2013 gibt. In Excel können Sie "M" oder "m" für Monate und Minuten verwenden. In den meisten Fällen ist Excel intelligent genug, um zu wissen, auf welche Einheit Sie sich beziehen. Aber so ist Word nicht "schlau". Sie müssen Großbuchstaben verwenden, um den Monat anzugeben. Außerdem hat Excel einen zusätzlichen Code, "MMMMM", der nur eine Abkürzung für den Monat zurückgibt (zum Beispiel: J, F, M, A, ...).

Das Hinzufügen einiger Spalten mit der TEXT-Funktion zur Tabelle ist eine einfache Lösung, um numerische Formatierungsfehler bei Verwendung des Seriendrucks zu beheben. Sie müssen sich nur daran erinnern, dass diese Zellen möglicherweise wie Zahlen aussehen, aber die Funktionen SUMME und DURCHSCHNITT nicht auf sie anwenden können. Wenn Sie sie erneut in Zahlen konvertieren müssen, müssen Sie nur die VALUE-Funktion verwenden.

Seien Sie vorsichtig beim Umgang mit der ROUND-Funktion

Anstelle der Funktion TEXT () bevorzugen einige Benutzer die Funktion ROUND (), um die Anzahl der Dezimalstellen zu verringern. Wie der Name schon sagt, rundet die ROUND () -Funktion von Excel standardmäßig die Dezimalzahl an der vom Benutzer ausgewählten Position auf oder ab. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass die gerundeten Zahlen nicht in Textform vorliegen und dennoch für Berechnungen verwendet werden können. In vielen Fällen sollten Sie die Funktion ROUND () aus folgenden Gründen vermeiden, obwohl sie mit Seriendruck gut funktioniert:

1. Die ROUND-Funktion enthält kein Dollarzeichen oder Komma zwischen Tausenden oder mehr.
2. ROUND schneidet am Ende Nullen ab.
3. Die ROUND-Funktion führt manchmal dazu, dass bei Seriendruck Dezimalfehler angezeigt werden. Im Seriendruckdokument werden beispielsweise 4 Dezimalstellen angezeigt, während ROUND 2 oder 3 ausgewählt hat.

In einigen seltenen Fällen führt die Funktion ROUND dazu, dass der Seriendruck etwas abweicht. Beispielsweise zeigt der Seriendruck anstelle von 1.0014 jetzt 1.0013 an.

3. Verwenden Sie DDE Link

Die beiden oben genannten sind relativ einfach. Wenn jedoch viele Felder formatiert werden müssen, können sie frühzeitig frustrierend sein, da Sie sich den Formatcode merken müssen. Obwohl der Code derselbe ist, können sie auf unterschiedliche Weise verwendet werden.

Eine einfache Lösung besteht darin, Word über DDE (Dynamic Data Exchange) mit der Excel-Arbeitsmappe zu verknüpfen. Dies ist besser als der normale feste Bindungsprozess. Es klingt kompliziert, aber wenn Sie den Seriendruck beherrschen, ist DDE nur eine "kleine Sache". Es ist ein einfacher zweistufiger Prozess. In einem ersten Schritt müssen Sie nur Word aktivieren, um die Datei über DDE zu öffnen. Dieser Vorgang muss nur einmal durchgeführt werden.

Unterstützt Office 2016 DDE? Dynamischer Datenaustausch ist eine alte Technologie. Manchmal funktioniert es einwandfrei, manchmal jedoch nicht in Office 2016. Sie sollten die Excel-Datenquelle öffnen, bevor Sie über Word darauf zugreifen. Normalerweise müssen Sie bei Excel-Datenquellen mit dem Importieren von Daten aus der ersten Zeile des Arbeitsblatts beginnen. Wenn Sie geduldig genug sind, können Sie DDE in Office 2016 verwenden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Word 2013 für DDE-Links einzurichten:

• Klicken Sie auf Datei> Optionen .
• Klicken Sie links auf die Registerkarte Erweitert und scrollen Sie zum Abschnitt Allgemein .
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen .

Von nun an müssen Sie die oben genannten Schritte nicht mehr ausführen. Sie können jetzt eine Kopie von Word in verschiedenen Formaten und Pfaden öffnen, einschließlich der IDE. Der einzige Effekt ist, dass Sie jedes Mal, wenn Sie eine Nicht-Word-Datei öffnen, vom Programm eine Auswahl treffen können.

Der zweite und letzte Schritt besteht darin, die Datenquelle für den Seriendruckprozess auszuwählen (in Schritt 3 des Seriendruck-Assistenten in Word oder nachdem Sie im Menüband Mailings auf die Schaltfläche Empfänger auswählen geklickt haben ). Jetzt müssen Sie nur noch 3 weitere Klicks ausführen.

• Nach Auswahl der Daten, die Sie verwenden möchten, wird ein neues Dialogfeld " Datenquelle bestätigen " angezeigt .
• Der Standard-Link-Typ ist OLE, aber nicht der gewünschte.
• Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf das Feld Alle anzeigen .
• Wählen Sie in der erweiterten Dateitypliste MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (* .xls) aus. (Verwenden Sie diese Option auch bei Verwendung des neueren Excel-Dateiformats: * .xlsx.)
• Bestätigen Sie auf Anfrage, dass Sie die gesamte Tabelle auswählen .

Wenn Sie die Tabelle für das Word-Dokument ausgewählt haben, müssen Sie sie möglicherweise erneut auswählen, diesmal jedoch über den DDE-Link. Das war's! Von nun an wird Ihr Excel-Format korrekt auf Word Mail Merge-Dokumente angewendet, und Sie müssen nur noch daran denken, die Daten, die Sie zusammenführen möchten, in die erste Arbeitsmappe der Excel-Arbeitsmappe aufzunehmen.

Oben erfahren Sie, wie Sie den Fehler beim Zahlenformat im Seriendruck beheben . Hoffe, sie sind nützlich für Sie. Wenn es einen anderen Weg gibt, zögern Sie nicht, uns dies mitzuteilen.