3 beliebte Möglichkeiten zur Verwendung von Copilot in Outlook

Microsoft Copilot ist ein leistungsstarkes Tool, das die Produktivität in Microsoft 365-Produkten, einschließlich Outlook, steigert. Copilot in Outlook bietet zahlreiche Funktionen zur Nachrichtenverwaltung und zur Förderung effektiver Kommunikation. Hier sind drei hilfreiche Tipps, um Ihren Posteingang im Blick zu behalten.

Hinweis : Für Copilot in Outlook (und anderen Microsoft 365-Apps) ist eine Copilot-Lizenz erforderlich – entweder eine von Ihrer Organisation ausgestellte Microsoft 365 Copilot-Lizenz oder ein Copilot Pro-Abonnement über Ihr persönliches Microsoft-Konto (das 20 $/Monat kostet).

1. Fassen Sie lange E-Mail-Threads zusammen

Lange E-Mail-Threads können schnell chaotisch werden, sodass es schwierig wird, den Überblick über wichtige Details zu behalten. Copilot in Outlook hilft Ihnen, wichtige Details und Aktionspunkte schnell und nahtlos aus langen E-Mail-Threads (auch Konversationen genannt) zu extrahieren. Es kann problemlos wichtige Punkte aus mehreren Nachrichten extrahieren und eine lange Konversation zusammenfassen, um beispielsweise zu sehen, welche Entscheidungen für das besprochene Projektelement getroffen wurden.

Wählen Sie dazu eine E-Mail-Konversation in Outlook aus und wählen Sie oben im E-Mail-Thread die Option „Zusammenfassung von Copilot“ . Copilot durchsucht den Thread und erstellt oben in der E-Mail eine Zusammenfassung für Sie.

Im folgenden Screenshot hat Copilot eine Zusammenfassung eines E-Mail-Threads mit einem Support-Manager erstellt und dabei die wichtigsten Punkte der Diskussion nach der Serviceanfrage sowie die nächsten Schritte hervorgehoben.

2. Verfassen Sie E-Mails wie ein Profi

Copilot unterstützt Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail oder beim Antworten auf eine bestehende Konversation – geben Sie einfach eine kurze Aufforderung zur Klärung Ihrer Bedürfnisse ein, und die KI hilft Ihnen, die richtigen Worte zu finden. Sobald Sie einen Entwurf erstellt haben, können Sie Länge und Ton an Ihren Stil anpassen.

So verfassen Sie mit Copilot eine Outlook-E-Mail:

• Wählen Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail das Copilot -Symbol in der Symbolleiste aus.
• Wählen Sie „Entwurf mit Copilot“ aus dem Dropdown-Menü.
• Geben Sie im Feld „Copilot“ Ihre Eingabeaufforderung ein und verwenden Sie das Symbol „Generierungsoptionen“ , um die gewünschte Länge und Tonart festzulegen.
• Wenn Sie fertig sind, wählen Sie „Generieren“ und Copilot erstellt den Inhalt für Sie.
• Wenn es nicht ganz das gewünschte Ergebnis liefert, wählen Sie Entwurf neu generieren aus .
• Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, wählen Sie „ Behalten“ aus .

Beachten Sie, dass Copilot mehrere Entwürfe derselben E-Mail erstellen kann, jeweils mit unterschiedlichem Ton und unterschiedlicher Länge. Sie können Copilot in Outlook beispielsweise bitten, die E-Mail formeller oder informeller, länger oder kürzer zu gestalten. Mit den Pfeilen können Sie durch die einzelnen Entwürfe blättern.

Sobald Sie fertig sind, können Sie den Entwurf nach Bedarf bearbeiten, um relevante Informationen einzufügen oder zu korrigieren, und die E-Mail senden.

3. Achten Sie in Ihren E-Mails auf Klarheit und einen einheitlichen Ton

Wenn Sie sich jemals gefragt haben, ob Ihre E-Mails angemessen sind, kann der E-Mail-Coach von Copilot Ihnen helfen. Copilot in Outlook unterstützt Sie nicht nur beim Verfassen von E-Mails, sondern hilft Ihnen mit seinem E-Mail-Coach auch dabei, effektivere E-Mails zu schreiben. Er analysiert Ihre E-Mail-Entwürfe und macht Vorschläge zur Verbesserung von Ton, Stimmung und Klarheit, damit Sie Ihre Botschaft optimal vermitteln können.

Wählen Sie über das Copilot -Symbol in der Symbolleiste im Dropdown-Menü „Coaching durch Copilot“ aus . Copilot erstellt einen kurzen Bericht mit den Ergebnissen und macht Vorschläge für eine effektivere Kommunikation. Es zeigt an, ob der E-Mail-Entwurf einen warmen, aufrichtigen, enthusiastischen, entschuldigenden Ton usw. aufweist und schlägt vor, ob der Entwurf positiver, direkter oder ähnlich formuliert werden könnte. Copilot prüft außerdem die Verständlichkeit der E-Mail und macht Verbesserungsvorschläge. Wenn Ihnen einer der Vorschläge gefällt, können Sie dem Entwurf vor dem Absenden Ihr Feedback hinzufügen.

Hinweis : Copilot ist nur im „neuen“ Outlook für das Web, Outlook Online und Outlook für Windows verfügbar. Abgesehen von Arbeits- oder Schulkonten unterstützt Copilot in Outlook außerdem nur Microsoft-Konten mit Outlook.com-, Hotmail.com-, Live.com- und MSN.com-E-Mail-Adressen, nicht jedoch E-Mail-Adressen von Drittanbietern wie Gmail.

Copilot in Outlook erleichtert nicht nur die mentale Hürde beim Starten oder Fortsetzen einer E-Mail-Konversation, sondern trägt auch zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Kommunikation bei. Copilot in Outlook bietet außerdem einige zusätzliche Funktionen, beispielsweise die Möglichkeit, schnell eine Besprechungseinladung aus einer E-Mail-Konversation heraus zu erstellen. Diese Funktionen sind jedoch nur verfügbar, wenn Sie über eine Microsoft 365 Copilot (Work)-Lizenz verfügen.