Viele Anwender haben bereits zahlreiche Projektmanagement-Tools ausprobiert, greifen aber immer wieder auf Microsoft Excel zurück . Auch wenn es nicht für jeden die perfekte Lösung ist, ist es eine einfache und dennoch effektive Lösung, deren Bedienung Sie bereits beherrschen.
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Es ist schwer, etwas gegen etwas Kostenloses einzuwenden. Viele der Projektmanagement-Tools, die Sie nutzen möchten, bieten einige ihrer besten Funktionen hinter Bezahlschranken. Bei Excel ist fast alles von Anfang an kostenlos. Nur wenige Formatierungsoptionen erfordern ein Office-365-Abonnement, obwohl dies Vorteile mit sich bringt.
Die Online-Nutzung von Excel ist ebenfalls kostenlos. Sie erhalten sogar 5 GB kostenlosen Speicherplatz für Ihre Office-Dokumente. Wenn Sie eine kostenlose Desktop-Option benötigen, gibt es zahlreiche kostenlose Excel-Alternativen.
Die Verwendung von Excel für das Projektmanagement wird einfach, wenn Sie erkennen, dass Sie nicht stunden- oder wochenlang lernen müssen, wie man es benutzt. Sobald Sie wissen, wie Sie Formeln erstellen, die Benutzeroberfläche formatieren und Registerkarten organisieren, verfügen Sie über alles, was Sie für die Verwaltung nahezu aller Projekte benötigen.
Die Zeit, die Sie beim Erlernen neuer Funktionen sparen, können Sie mit dem Entwerfen einiger Vorlagen für neue Projekte verbringen.
Viele Leute mögen das Design von Tabellenkalkulationen nicht, aber einfache Zeilen und Spalten verschwimmen und sind für das Projektmanagement nicht sehr effektiv.
Beginnen Sie einfach mit einer kostenlosen oder kostengünstigen Projektmanagement-Vorlage. Excel selbst bietet zahlreiche Optionen. Damit können Sie Aufgaben, Zeitpläne, Budgets und mehr verfolgen. Geben Sie einfach Ihre Daten ein und los geht‘s.
Die meisten Projektmanagement-Tools bieten nur minimale Anpassungsmöglichkeiten. Zwar können Sie Farben ändern und sogar Felder hinzufügen/entfernen, aber Sie sind an das Layout gebunden, das nicht immer effizient ist.
Wenn Sie Excel zur Projektverwaltung verwenden, haben Sie die vollständige Kontrolle über das Erscheinungsbild. Es muss nicht einmal wie eine Tabellenkalkulation aussehen.
Zugegeben, es dauert eine Weile, eine Tabelle vollständig anzupassen. Sie können sie jedoch während der Anpassungen verwenden. Beispielsweise haben Sie möglicherweise eine Tabelle, die Sie vor über zehn Jahren zur Erfassung von Fälligkeitsterminen erstellt haben und die im Laufe der Zeit immer noch angepasst werden muss.
Sie müssen nicht für jedes Projekt eine neue Excel-Tabelle erstellen. Ändern sich Ihre Anforderungen? Passen Sie die Tabelle einfach an. Kommen neue Teammitglieder hinzu? Erweitern Sie die Tabelle mit Registerkarten für jedes neue Teammitglied.
Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise für jeden Kunden eine separate Tabelle. Sie können für jedes einzelne Projekt eine eigene Tabelle verwenden oder sogar jedes Jahr eine neue Tabelle, um die Ergebnisse besser verfolgen zu können. Sobald Sie eine Tabelle erstellt haben, kopieren Sie sie einfach und nehmen Sie einige Anpassungen vor, um mit einem neuen Kunden oder Projekt zu beginnen.
Gehen Sie einfach zu Datei -> Kopie erstellen .
Wenn Sie mit anderen Personen oder einem kleinen Team zusammenarbeiten, können Sie Ihre Tabellenkalkulation problemlos mit anderen teilen. Selbst wenn jemand kein Excel hat, kann er kostenlos online darauf zugreifen oder es mit einer kostenlosen Excel-Alternative herunterladen und verwenden .
Da Excel-Dateiformate so weit verbreitet sind, können die meisten kostenlosen Alternativen diese lesen und darin speichern. Wenn Sie Dateien teilen möchten, ohne dass jemand sie bearbeitet, geben Sie sie einfach als PDF frei .
Der Vorteil: Sie können Ihre Tabelle teilen und wissen, dass andere wahrscheinlich bereits mit der Bedienung vertraut sind. Sie können Details nach Bedarf aktualisieren, ohne zu viele Fragen zum eigentlichen Projektmanagement-Tool stellen zu müssen.
Es ist eigentlich ganz einfach, aber die bedingte Formatierung ist eine meiner Lieblingsfunktionen bei der Projektverwaltung mit Excel. Sie öffnen Ihre Tabelle und sehen sofort eine farbcodierte Übersicht mit bevorstehenden Terminen und ob Sie im Rückstand sind.
Sie können auch sehen, ob Sie eine Zahlung für ein Projekt erhalten haben oder eine Erinnerungs-E-Mail senden müssen usw. Richten Sie einfach die bedingte Formatierung für bestimmte Zellen ein, und fertig. Sie können Zellen hervorheben, Farbskalen hinzufügen und Formeln einfügen.
Gehen Sie zu Start -> Bedingte Formatierung . Je nachdem, wie Ihre Symbolleisten eingerichtet sind, müssen Sie möglicherweise zuerst zu Start -> Stile gehen .
Wie bei jedem Projektmanagement-Tool benötigen Sie mehr als nur eine Aufgabenliste. Sie benötigen einen Zeitplan, eine Aufgabenliste, Verantwortliche, Notizen, Kontaktinformationen, Budgets und mehr. Für komplexere Designs empfiehlt sich ein Suchfeld, um schnell Details in Ihrer Tabelle zu finden.
Wenn Sie Excel zur Projektverwaltung verwenden, erstellen Sie einfach für jeden Aspekt eine eigene Registerkarte oder ein eigenes Blatt. Erstellen Sie eine Registerkarte für Ihr Budget, eine für Ihre Kontakte, eine für Ihre Aufgaben und Notizen und eine weitere für Ihre Zeitleiste.
Jede Tabelle kann völlig anders aussehen. Verfolgen Sie beispielsweise Ihren Projektzeitplan, indem Sie ein Gantt-Diagramm erstellen. Sie können dies zwar von Grund auf neu erstellen, sollten aber eine kostenlose Vorlage wie diese verwenden, die Sie auch über eine Excel-Suche finden.
Für größere Teams ist Excel möglicherweise nicht immer die beste Wahl. Wenn Sie jedoch ein wenig kreativ sind und Geld sparen möchten, ist Excel ideal für die Verwaltung fast aller Projekte als Einzelperson oder kleines Team.
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