Wann sollte KI in E-Mails verwendet werden und wann nicht?

KI kann Ihnen helfen, E-Mails in Sekundenschnelle zu verfassen, aber das bedeutet nicht, dass Sie sie immer nutzen sollten. Manche E-Mails profitieren von Automatisierung, während andere menschliches Eingreifen erfordern. Zu wissen, wann Sie KI die Arbeit überlassen und wann Sie selbst schreiben sollten, kann den entscheidenden Unterschied machen.

1. KI kann für einfache E-Mails gut sein

Für einfachere E-Mails, wie kurze Logistiknachrichten, eignet sich KI höchstwahrscheinlich gut zum Verfassen Ihrer Antworten. Wenn Kreativität und kritisches Denken beim Schreiben nicht erforderlich sind, wird der Einsatz von KI Ihre Ergebnisse wahrscheinlich nicht beeinflussen.

Wenn Sie beispielsweise ein kurzes Meeting moderieren, können Sie es mit einer einfachen Aufforderung wie „Schreiben Sie eine kurze, professionelle Antwort auf die unten eingefügte E-Mail und schlagen Sie ein Meeting um 11:00 Uhr vor“ versuchen.

2. KI kann helfen, wenn Sie zu viele E-Mails erhalten

E-Mail-Postfächer können mit Fragen von Kollegen gefüllt sein, und Sie müssen möglicherweise alle beantworten. Vermeiden Sie den Einsatz von KI für alles, was Originalität erfordert. Der Einsatz von KI als zusätzliches Tool beim Verfassen von Antworten kann Ihnen jedoch den Schreibaufwand erleichtern.

Sie können Ihr Feedback beispielsweise in Aufzählungspunkten formulieren und ChatGPT dann bitten , diese Punkte in eine zusammenhängende E-Mail umzuwandeln.

In diesem Sinne kann KI Ihnen auch beim Lesen redundanter E-Mails helfen. In Outlook bietet Copilot einige Tools zum schnellen Durchsuchen von E-Mails, und viele andere KI-Tools wie Grammarly und Sanebox können Ihnen ebenfalls beim Verwalten Ihres Posteingangs helfen.

3. KI kann auch Ihr Schreiben optimieren

Wenn Sie Probleme beim Schreiben von E-Mails haben, können KI-Tools wie ChatGPT Ihre Gedanken und Entwürfe ergänzen. Sie können Ihren E-Mail-Entwurf einfügen und um Überarbeitungen bitten, zusätzliche Ideen sammeln oder die E-Mail in einem professionelleren Stil umschreiben.

Der Einsatz von KI-Tools auf diese Weise ersetzt nicht Ihre eigenen originellen Ideen, kann Ihnen jedoch dabei helfen, diese zu verfeinern.

4. Verwenden Sie keine KI, wenn Kreativität und kritisches Denken erforderlich sind

KI eignet sich oft nicht optimal, wenn es um Kreativität und kritisches Denken geht. Eine erhaltene E-Mail einzufügen und ChatGPT zu bitten, eine Antwort zu schreiben, kann für einfache Kommunikation nützlich sein. Wenn Sie jedoch sinnvolle Informationen zu etwas liefern müssen, ist es oft keine gute Idee, dies der KI zu überlassen.

Ihr Vorgesetzter, Ihre Kollegen oder Freunde möchten vielleicht wissen, was Sie denken, nicht was ChatGPT denkt. KI kann als ergänzendes Tool zwar nützlich sein, Ihre Kreativität kann sie jedoch nicht ersetzen.

5. Vermeiden Sie den Einsatz von KI, wenn Sie keine Zeit haben, die Ausgabe zu bearbeiten

KI-Sprachmodelle neigen dazu, lange, sich wiederholende Ausgaben zu produzieren. Sofern Sie nicht ein Genie im Schreiben von Eingabeaufforderungen sind oder Ihre Eingabeaufforderungen sehr detailliert gestalten, um eine bessere Ausgabe zu erzielen, sollten Sie die Ausgabe von ChatGPT in den meisten Fällen bearbeiten. Blaise Pascal sagte einmal: „Wenn ich mehr Zeit hätte, würde ich einen kürzeren Brief schreiben“, und das Gleiche gilt für das Schreiben von KI-Programmen.

Die von der KI verfasste Kurzversion ist recht allgemein gehalten, selbst wenn es sich um eine einfache Lückentext-E-Mail handelt. Sie muss deutlich überarbeitet werden, um origineller und prägnanter zu sein.

Wenn Ihr Unternehmen KI-Testtools verwendet oder den Einsatz von KI verbietet, sollten Sie KI möglicherweise ganz vermeiden. Es kann jedoch aus verschiedenen Gründen fälschlicherweise angenommen werden, dass Sie KI verwenden , auch wenn dies nicht der Fall ist.

6. KI kann respektlos sein

Wenn Sie KI zum Schreiben von E-Mails verwenden, kann das, was Sie in Sekundenschnelle schreiben, für Ihren Empfänger Minuten dauern. KI-Tools können Ihnen helfen, Ihre Zeit für die Erstellung weiterer Produkte zu nutzen. Denken Sie jedoch daran, die Zeit anderer zu respektieren, wenn Sie ChatGPT zum Schreiben verwenden.

Hier ist eine allgemeine Faustregel für den Einsatz von KI für E-Mails und andere Kommunikationsformen: Respektieren Sie die Zeit anderer nicht, wenn Sie KI verwenden? KI respektiert die Zeit des Empfängers wahrscheinlich nicht, wenn er eine einfache E-Mail schreibt, eine Gliederung erstellt oder KI als zusätzliches Schreibwerkzeug nutzt.