Heutzutage fügen die meisten Fachleute ihren E-Mails eine Signatur bei. Dadurch wissen die Empfänger genau, mit wem sie kommunizieren. Einige Signaturen sind für Einzelpersonen personalisiert, andere folgen einem Unternehmensformat.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihre eigene Signatur in Outlook hinzufügen, sind Sie hier richtig. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.
Schritte zum Hinzufügen Ihrer Signatur in Outlook
Wenn Sie eine Signatur erstellen möchten, die Sie am Ende Ihrer E-Mails hinzufügen möchten, und diese nicht nur als Standardsignatur auswählen möchten, werden Sie erfreut sein zu erfahren, dass dies ein relativ einfacher Vorgang ist. So fügen Sie Ihre Signatur in Outlook hinzu:
Passen Sie Ihre Outlook-Signatur an
Sobald Sie Ihre Signatur eingerichtet und gespeichert haben, können Sie sie unten im Bearbeitungsfeld an Ihre persönlichen Vorlieben anpassen. Sie haben eine Reihe von Möglichkeiten, Ihre Signatur zu personalisieren, um sie für Ihre Empfänger einzigartig zu machen. Experimentieren Sie unbedingt mit den verfügbaren Optionen, um Ihre Signatur hervorzuheben.
In dieser Liste sind nicht alle Optionen aufgeführt. Probieren Sie sie daher selbst aus, um zu sehen, ob sie Ihren Vorlieben entsprechen. Beachten Sie: Wenn Sie nicht wissen, welches Symbol eine Funktion darstellt, bewegen Sie den Mauszeiger darüber, damit der Name auf dem Bildschirm angezeigt wird.
Bilder inline einfügen
Möglicherweise möchten Sie Ihrer Signatur ein Firmenlogo oder ein Bild hinzufügen. Mit dieser Option können Sie durch heruntergeladene Bilder auf Ihrem Gerät scrollen, um sie in Ihre Signatur zu integrieren. Sobald Sie ein Bild ausgewählt und auf „Einfügen“ geklickt haben, können Sie die Größe nach Ihren Wünschen ändern.
Schriftart und Schriftgröße
Wenn Sie auf die Option „Schriftart“ klicken, erscheint ein Dropdown-Feld auf dem Bildschirm, in dem alle verfügbaren Schriftarten aufgelistet sind. Rechts neben der Option „Schriftart“ befindet sich das Symbol „Schriftgröße“. Wenn Sie auf diese Funktionsschaltfläche tippen, wird eine ähnliche Dropdown-Liste angezeigt, in der Sie die Größe der Schriftart Ihrer Signatur auswählen können.
Fett, Kursiv und Unterstrichen
Sie können Ihre Unterschrift auch teilweise oder vollständig fett, kursiv und unterstreichen. Markieren Sie dazu einfach den Text, den Sie ändern möchten, und klicken Sie einfach auf die Funktionsschaltfläche, um den gewünschten Effekt zu erzielen. Die Änderungen werden sofort sichtbar.
Wenn Sie umgekehrt das Gegenteil bewirken und einen dieser Effekte rückgängig machen möchten, markieren Sie einfach den Text und drücken Sie erneut die gewünschte Funktionstaste.
Hotkeys:
Hervorheben und Farbe
Wenn Sie wichtige Informationen in Ihrer Signatur hervorheben möchten, nutzen Sie die Funktion „Hervorheben“. Um Text hervorzuheben, drücken Sie zunächst auf den Abwärtspfeil rechts neben der Funktionstaste „Hervorheben“ und wählen Sie die Farbe aus, die Sie verwenden möchten. Ziehen Sie dann Ihren Cursor über den Text, den Sie hervorheben möchten, und drücken Sie die Funktionstaste „Hervorheben“.
Sobald Sie fertig sind, hat der Hintergrund Ihres ausgewählten Textes die gewünschte Farbe, während Ihre Schriftfarbe gleich bleibt.
Ihre Schriftfarbe ist immer automatisch Schwarz. Um dies zu ändern, drücken Sie den Abwärtspfeil auf der Funktionstaste „Schriftfarbe“, wählen Sie die gewünschte Farbe aus und beginnen Sie dann mit der Eingabe Ihrer Signatur. Wenn Sie bereits mit der Eingabe begonnen haben, markieren Sie den eingegebenen Text und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Schriftfarbe“. Ihre Schriftfarbe ändert sich dann.
Sie können diese beiden Funktionen zusammen verwenden, um eine einzigartig farbige und auffällige Signatur zu erstellen.
Aufzählungspunkte und Nummerierung
Um eine Liste mit Aufzählungspunkten zu erstellen oder eine nummerierte Liste für Kurzinformationen hinzuzufügen, drücken Sie die entsprechenden Funktionstasten. Wenn Ihre Informationen bereits vorhanden sind, markieren Sie den Text und drücken Sie bei Bedarf die Eingabetaste auf der Tastatur, um Informationen aufzuteilen und Ihrer Liste Aufzählungspunkte oder Zahlen hinzuzufügen.
Hotkeys:
Nach links oder rechts einrücken
Wenn Sie diese Funktionstasten verwenden, wird Ihr Text näher oder weiter vom linken Rand Ihres Bildschirms entfernt. Um diese Funktion zu nutzen, markieren Sie einfach den Text, den Sie verschieben möchten, und drücken Sie „Nach rechts einrücken“, um den Text um mehrere Stellen nach rechts zu verschieben. Wenn Sie hingegen möchten, dass Ihr Text näher am linken Rand steht, klicken Sie auf „Links einrücken“.
Zitat
Diese Funktion fügt dem hervorgehobenen Text eine Zeile im Zitatstil hinzu, um bestimmte Informationen hervorzuheben, unabhängig davon, ob Sie wichtige Informationen von Ihnen selbst oder von jemand anderem wiederholen möchten. Um diese Funktion auszuführen, markieren Sie den Text, den Sie zitieren möchten, und drücken Sie die Funktionstaste „Zitieren“.
Links, rechts und zentriert ausrichten
Mit diesen drei Optionen wird der gesamte Text je nach Ihren Vorlieben auf eine Seite oder in die Mitte Ihres Bildschirms verschoben. Dies kann aus mehreren Gründen nützlich sein, aber die Ausrichtung mittig oder rechts kann ästhetisch ansprechender sein als die Standardausrichtung links.
Durch Drücken einer der Funktionstasten wird Ihr Text automatisch ausgerichtet, ohne dass Sie etwas hervorheben müssen.
Hyperlink hinzufügen oder entfernen
Fügen Sie Ihrer Signatur einen Link hinzu, indem Sie den Text markieren und auf die Schaltfläche „Hyperlink“ klicken. Von hier aus müssen Sie nur noch die URL in das angezeigte Feld eingeben oder einfügen und auf „OK“ klicken, um Ihren Link einzubetten. Sie erkennen den Erfolg daran, dass der Text nun blau unterstrichen ist.
Hotkey:
Wenn Sie Ihren Hyperlink entfernen möchten, markieren Sie den blau unterstrichenen Text, drücken Sie auf die drei Punkte (…) unten rechts im Bearbeitungsfeld und klicken Sie auf „Hyperlink entfernen“.
Rückgängig machen und Wiederherstellen
Machen Sie Ihre letzte Aktion rückgängig, indem Sie auf die 3 Punkte (…) drücken und auf die Schaltfläche „Rückgängig“ klicken.
Wenn dies jedoch versehentlich geschehen ist, sollten Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“ klicken, die sich rechts neben der Schaltfläche „Rückgängig“ befindet.
Fall ändern
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine Dropdown-Liste mit Optionen angezeigt, mit denen Sie hervorgehobenen oder künftig geschriebenen Text auf eine bestimmte Groß-/Kleinschreibung umstellen können. Dazu gehören „Kleinbuchstaben“, „GROSSBUCHSTABEN“, „Jedes Wort groß schreiben“ und die standardmäßige „Groß-/Kleinschreibung“.
Denken Sie daran, auf die Schaltfläche „Speichern“ zu klicken, sobald Sie mit der Anpassung Ihrer Signatur fertig sind, um Ihre Änderungen zu speichern.
Tipps und Best Practices zum Erstellen effektiver Signaturen in Outlook
Sobald Ihre Unterschrift für die zukünftige Korrespondenz bereit ist, stellen Sie sicher, dass Ihr fertiges Produkt für die Situation oder den Empfänger, mit dem Sie Kontakt aufnehmen, geeignet ist. Hier finden Sie einige Tipps und Best Practices zum Erstellen einer effektiven Signatur in Outlook.
Halten Sie Ihre Signatur einfach
Halten Sie Ihre Unterschrift prägnant und auf den Punkt. Verwenden Sie nur ein bildrelevantes Bild und vermeiden Sie das Hinzufügen von zu viel Text, da Ihre Empfänger sonst Ihre harte Arbeit übersehen könnten.
Geben Sie nur wesentliche Informationen an
Beschränken Sie Ihre Informationen bei einer geschäftlichen Signatur weitgehend auf Ihren Namen, Titel, Firmentitel, Firmenlogo und Kontaktinformationen, um Ihren E-Mails ein professionelles Aussehen zu verleihen.
Verwenden Sie ein einheitliches Branding
Halten Sie sich bei der Darstellung eines Unternehmens an die gleichen Schriftarten und Farben, um eine einheitliche Identität zu gewährleisten.
Wenn Sie ein eigenes Unternehmen besitzen oder eine persönliche E-Mail-Adresse verwenden, können Sie Ihre Pronomen, die Aussprache Ihres Namens, Links zu Ihren sozialen Medien oder andere wichtige Informationen angeben, damit Ihre Empfänger Sie besser kennenlernen können.
Erstellen Sie zusätzliche Signaturen
In Outlook können Sie so viele Signaturen erstellen, wie Sie möchten, indem Sie im Bildschirm „Verfassen und Antworten“ auf „Neue Signatur“ klicken. Machen Sie eine Signatur speziell für das erste Mal, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, damit dieser genau weiß, wer Sie sind. Alternativ können Sie für bereits bekannte Personen auch eine verkürzte Signatur für Antworten und weitergeleitete Nachrichten verwenden.
Sie können in den Dropdown-Menüs „Neue Nachrichten“ und „Antworten/Weiterleitungen“ im Bildschirm „Verfassen und Antworten“ in Outlook bestimmte Signaturen zuweisen.
Testen Sie Ihre Signaturen
Senden Sie Test-E-Mails an sich selbst oder Kollegen, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur wie erwartet aussieht und alle Hyperlinks ordnungsgemäß funktionieren.
Abmelden von Outlook-Signaturen
Das Erstellen einer Signatur in Outlook ist ein einfacher Vorgang, der Ihren E-Mails eine professionelle Note verleiht. Besser noch: Es gibt Anpassungsoptionen, mit denen Sie in Outlook eine gut gestaltete Signatur erstellen und Ihrer elektronischen Korrespondenz eine weitere Ebene der Raffinesse verleihen können. Experimentieren Sie mit den verfügbaren benutzerdefinierten Optionen, um eine professionelle und einprägsame Signatur zu erstellen und einen bleibenden Eindruck bei Ihren Empfängern zu hinterlassen.
Haben Sie schon einmal eine Signatur in Outlook hinzugefügt? Wenn ja, haben Sie eine der in diesem Artikel vorgestellten Anpassungsoptionen verwendet? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.
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