So betten Sie ein PDF in eine Excel-Datei ein

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In vielen Fällen werden Excel-Tabellen verwendet, um Finanzinformationen in einem logischen Format zu organisieren. Und oft stammen die Quelldaten, die zum Füllen einer Tabelle verwendet werden, aus PDFs von Finanzberichten und Rechnungen.

Wenn Sie die Informationen in Ihrer Tabelle umfassender gestalten möchten, können Sie die PDF-Quelldatei einbetten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine PDF-Datei in Ihre Excel-Tabelle einbetten. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie die PDF-Datei mit der Originaldatei verknüpfen, sodass alle am Original vorgenommenen Aktualisierungen in der eingebetteten Kopie widergespiegelt werden.

Hinweis: Excel für Mac lässt KEINE Objekte wie PDFs zu, daher haben wir eine eingeschränkte Problemumgehung gefunden, die Sie verwenden können.

So betten Sie eine PDF-Datei in Excel auf einem Mac ein

Wie bereits erwähnt, ist es aufgrund von Sicherheitsproblemen und den Richtlinien von Apple nicht möglich, eine PDF-Datei in Excel für Mac „direkt“ einzubetten, wie dies bei Windows der Fall ist. Wir haben jedoch eine alternative Lösung entdeckt, die möglicherweise für Sie funktioniert. Normalerweise fügen Sie ein „Objekt“ hinzu, bei dem es sich um die PDF-Datei handelt, und Sie können auf das Bild doppelklicken, um die Datei zu öffnen, oder mit der rechten Maustaste klicken und „Öffnen“ wählen. Beim Erstellen der eingebetteten PDF-Datei zeigt der Mac stattdessen die Fehlermeldung „Objekt kann nicht eingefügt werden“ an. Auf dem Mac können Sie immer noch Office-Dateiobjekte einfügen, da er die App der Datei (Word, Excel usw.) scannen und eine Sicherheitsprüfung durchführen kann, aber alles andere ist null und nichtig.

Mit der von uns entdeckten Option können Sie ein Bild oder Symbol als Datei einfügen und dann einen Link dazu hinzufügen. Dies geschieht im Wesentlichen wie beim Einfügen des PDF-Objekts, jedoch mit Einschränkungen. Ein Unterschied besteht darin, dass Sie die Quelle in die Tabelle einbinden müssen (als weitere Registerkarte) oder eine URL verwenden müssen, die zur freigegebenen PDF-Datei in der Cloud führt. Andernfalls hat der Empfänger keinen Zugriff darauf. Darüber hinaus müssen Sie eine Miniaturansicht erstellen (generische Erstellung oder Screenshot), ein aus der Datei erhaltenes Bild in Excel verwenden oder in der Office-Bibliothek nach einem generischen Bild suchen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine PDF-Datei zu einer Excel-Tabelle unter macOS hinzuzufügen.

Hinzufügen von PDFs zu Excel Mac mithilfe von Tabellenkalkulationsregisterkarten

Diese Methode wandelt PDFs in Bilder um, die Sie in neue Excel-Registerkarten auf Ihrer Mac-Excel-Tabelle einfügen oder in neuen platzieren und verknüpfen können. Sie erstellen Miniaturbilder jeder PDF-Datei oder verwenden Symbole, um Zeit zu sparen. Anschließend fügen Sie Hyperlinks hinzu, die zu den entsprechenden PDF-Registerkarten oder -Blättern führen.

1. PDF-Bild erstellen: Konvertieren Sie das PDF mit Software von Drittanbietern oder einer PDF-zu-Bild-Website in ein Bild.
2. Erstellen Sie ein Miniaturbild: Erstellen Sie Ihr Miniaturbild für die PDF-Datei zur Verwendung in der Excel-Tabelle. Machen Sie einen Screenshot, verkleinern Sie das PDF-Bild oder verwenden Sie ein generisches Bild in der Office-Bibliothek.
3. Fügen Sie das PDF-Bild hinzu: Kopieren Sie es und fügen Sie es in eine neue Registerkarte in der Excel-Haupttabelle ein.
4. Öffnen Sie „Excel“ und die Arbeitsmappe, in die Sie das PDF einbetten möchten.
   
5. Klicken Sie auf das „+“- Symbol neben den Registerkarten unten, um eine neue Registerkarte für das PDF-Bild zu erstellen, das Sie in „Schritt 1“ erstellt haben.
6. Wählen Sie im neuen Tab die Zelle aus, in die Sie das PDF-Bild einfügen möchten, und wählen Sie dann „Einfügen -> Bilder -> Bild aus Datei…“
7. Durchsuchen Sie das PDF-Bild, wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf „Einfügen“.
8. Überprüfen Sie die Platzierung des PDF-Bildes, um sicherzustellen, dass es Ihren Wünschen entspricht.
9. Kehren Sie zur Hauptseite/Registerkarte der Tabelle zurück. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die PDF-Miniaturansicht platzieren möchten. Sie befindet sich technisch gesehen nicht in der Zelle, fungiert jedoch als Platzhalter zum Einfügen.
   
10. Klicken Sie oben auf die Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie je nach Wunsch „Foto -> Bild aus Datei …“ oder „Symbole“ .
    
11. Suchen Sie nach dem Bild oder Symbol, das Sie als PDF-Bildlink verwenden möchten, und wählen Sie es aus.
    
12. Passen Sie die Größe des Bildes an Ihre Tabelle an. Sie können es auch zuschneiden, um Leerzeichen zu entfernen.
    
13. Nachdem Sie nun Ihr Miniaturbild haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder tippen Sie mit zwei Fingern) auf das Bild/Symbol und wählen Sie „Hyperlink“.
    
14. Wählen Sie die Menüregisterkarte „Dieses Dokument“ , wählen Sie den Namen der PDF-Registerkarte und klicken Sie dann auf „OK“. um es zu verknüpfen.
15. Testen Sie den Link, indem Sie mit der rechten Maustaste oder mit zwei Fingern auf das Bild klicken und „Hyperlink öffnen“ wählen.
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18. und klicken Sie auf „Auswählen“, um den Dateibrowser zu öffnen. Wählen Sie das gewünschte PDF-Bild aus und klicken Sie auf „OK“ , um es einzufügen.
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21. Stellen Sie bei gehosteten Quellen (der Cloud oder einer Website) sicher, dass Sie die Registerkarte „Webseite oder Datei“ ausgewählt haben, und kopieren Sie dann die URL für die PDF-Datei und fügen Sie sie in das dafür vorgesehene Feld ein. Klicken Sie auf „OK“, um den Link für das Bild zu speichern.
22. Fügen Sie bei PDFs, die Sie in Bilder konvertiert haben, das Bild in eine neue Registerkarte (unten in der Tabelle) ein, wählen Sie dann die Menüregisterkarte „Dieses Dokument“ und klicken Sie auf „Auswählen“, um den Dateibrowser zu öffnen. Wählen Sie das PDF-Bild aus und klicken Sie auf „OK“ , um es einzufügen.
23. Suchen Sie die PDF-Datei, die Sie mit der Miniaturansicht in der Tabelle verknüpfen möchten, und wählen Sie sie aus.
    
24. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
    
25. Um die PDF-Datei zu öffnen, doppelklicken Sie auf das Symbol oder klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder tippen Sie mit zwei Fingern) auf die Miniaturansicht und wählen Sie „Hyperlink öffnen“.
    

Nachdem Sie die oben genannten Schritte ausgeführt haben, erhalten Sie eine eingebettete PDF-Datei in Ihrer Excel für Mac-Tabelle. Doppelklicken Sie auf das Bild, um die PDF-Datei zu öffnen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Hyperlink öffnen“. So einfach ist das!

Hinzufügen von PDFs zu Excel Mac mithilfe eines ZIP-Ordners

Da Sie in Excel für Mac kein PDF einbetten können, können Sie zumindest einen Ordner erstellen, der die Haupttabelle und alle PDFs enthält. Sobald Sie das haben, können Sie den Ordner komprimieren und per E-Mail versenden oder nach Bedarf teilen. Alle Dateien befinden sich in diesem Ordner, sodass die Verknüpfung mit PDFs problemlos funktionieren sollte.

Kompatibilität : Dieser Vorgang funktioniert für Windows und macOS, funktioniert jedoch möglicherweise nicht für iOS-Geräte (iPhone, iPad), es sei denn, diese verfügen über eine Möglichkeit zum Anzeigen von PDFs.

1. Erstellen Sie einen Ordner: Erstellen Sie einen neuen Ordner und geben Sie ihm einen Namen, der sich auf die Tabelle bezieht.
2. Dateien hinzufügen: Fügen Sie die Excel-Tabelle und alle erforderlichen PDFs zum Ordner hinzu.
3. Erstellen Sie PDF-Miniaturansichten: Machen Sie Screenshots der PDFs und reduzieren Sie die Größe, um sie als Miniaturansicht-Links in der Haupttabelle zu verwenden. Bei Bedarf können Sie auch generische Symbole aus der Office-Bibliothek verwenden.
4. Öffnen Sie „Excel“ und die Arbeitsmappe, in die Sie das PDF einbetten möchten.
5. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die PDF-Miniaturansicht platzieren möchten. Das Bild befindet sich technisch gesehen nicht in der Zelle, fungiert jedoch als Platzhalter zum Einfügen.
6. Klicken Sie oben auf die Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie „Foto -> Bild aus Datei…“ oder „Symbole“ , wenn Sie generische Office-Bilder als Miniaturansichten verwenden.
   
7. Suchen Sie nach dem erstellten Miniaturbild oder dem Symbol, das Sie als PDF-Link verwenden möchten.
8. Passen Sie die Größe des Bildes an Ihre Tabelle an. Sie können es auch zuschneiden, um Leerzeichen zu entfernen.
9. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder tippen Sie mit zwei Fingern) auf das Bild/Symbol und wählen Sie „Hyperlink…“
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11. , oder erstellen Sie eine neue mit der PDF-Datei und speichern Sie sie in einem Ordner, den Sie zusammen mit der aktuellen Tabelle komprimieren können.
12. Fügen Sie bei PDFs, die Sie in Bilder konvertiert haben, das Bild in eine neue Registerkarte (unten in der Tabelle) ein, wählen Sie dann die Menüregisterkarte „Dieses Dokument“ und klicken Sie auf „Auswählen“, um den Dateibrowser zu öffnen. Wählen Sie das PDF-Bild aus und klicken Sie auf „OK“ , um es einzufügen.
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14. Suchen Sie die PDF-Datei, die Sie mit der Miniaturansicht in der Tabelle verknüpfen möchten, und wählen Sie sie aus.
15. 
16. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
17. 
18. Um die PDF-Datei zu öffnen, doppelklicken Sie auf das Symbol oder klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder tippen Sie mit zwei Fingern) auf die Miniaturansicht und wählen Sie „Hyperlink öffnen“.
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Wenn Sie die Schritte zum Verknüpfen einer PDF-Datei in Excel auf dem Mac befolgen, erhalten Sie eine Tabelle, die sowohl für Mac als auch für Windows funktioniert, sofern Sie auch die verknüpfte Datei einschließen.

So betten Sie eine PDF-Datei in Excel auf einem Windows-PC ein

Das Einbetten einer PDF-Datei in Ihre Excel-Tabelle unter Windows ist viel einfacher als auf einem Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11 usw. erlauben OLE-Objekte, Sie können also die Option „Einfügen -> Objekt“ verwenden. Anders als auf dem Mac können Sie bei Bedarf zulassen, dass das Bild wie die Datei aktualisiert wird. Allerdings birgt diese Option Sicherheitsrisiken, weshalb die meisten ein Miniaturbild an Ort und Stelle belassen und damit Schluss machen. So betten Sie eine PDF-Datei in Excel unter Windows ein.

1. Starten Sie „Excel“ und dann die Tabelle, in der Sie arbeiten möchten.
   
2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte „Einfügen“ aus .
   
3. Klicken Sie auf „Text“ und dann auf „Objekt“.
   
4. Wählen Sie die Registerkarte „Aus Datei erstellen“ und klicken Sie dann auf „Durchsuchen“, um Ihre Datei zu finden.
   
5. Wählen Sie die PDF-Datei aus und wählen Sie dann „Einfügen“.
   
6. Wenn Sie im Fenster „Objekt“ die Anzeige der Datei als Symbol statt als Vorschau bevorzugen, aktivieren Sie die Option „Als Symbol anzeigen“ .
   
7. Um einen Link zum Original-PDF zu erstellen, damit die vorgenommenen Änderungen in der eingebetteten Datei repliziert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Link zur Datei“ . Sie müssen die aktualisierten Bilder auch in den Einstellungen zulassen.
   
8. Klicken Sie auf „OK“ , um die Änderungen zu speichern.
   
9. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eingebettete Objekt (PDF) und wählen Sie dann „Objekt formatieren…“
   
10. Klicken Sie auf die Registerkarte „Eigenschaften“ und wählen Sie die Option „Verschieben und Größe mit Zellen anpassen“ .
    
11. Klicken Sie auf „OK“ , um die Änderungen zu speichern. Das Symbol wird nun gestreckt, wenn Sie die Größe der Zellen ändern.
    

So betten Sie eine PDF-Datei in Excel auf einem iPad ein

Excel verfügt über eine iOS-App mit Desktop-Funktionalität. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre PDF-Datei in eine Tabelle einzubetten.

1. Öffnen Sie die „Excel“-App und dann die Tabelle, in die Sie die PDF-Datei einbetten möchten.
   
2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte „Einfügen“.
   
3. Tippen Sie auf die Optionen „Text“ und dann auf „Objekt“.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte „Aus Datei erstellen“ und wählen Sie dann „Durchsuchen“.
5. Wählen Sie den Speicherort der Datei, z. B. „iCloud“, wählen Sie die PDF-Datei aus und klicken Sie dann auf „Öffnen“.
6. Aktivieren Sie im Fenster „Objekt“ das Kontrollkästchen „Als Symbol anzeigen“, um die Datei als Symbol anzuzeigen. Wenn nicht, wird eine Vorschau der PDF-Datei angezeigt.
7. Um eine Verknüpfung zur Original-PDF-Datei herzustellen, sodass am Original vorgenommene Änderungen auch in der eingebetteten Datei aktualisiert werden, wählen Sie die Option „Mit Datei verknüpfen“.
8. Tippen Sie auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.
   Das Dateisymbol wird standardmäßig über den Zellen angezeigt. Gehen Sie wie folgt vor, damit das Symbol automatisch angepasst wird, wenn Sie die Größe der Zellen ändern:
9. Halten Sie die PDF-Datei gedrückt und wählen Sie dann „Objekt formatieren…“.
10. Tippen Sie auf die Registerkarte „Eigenschaften“ und wählen Sie die Option „Verschieben und Größe mit Zellen anpassen“.
11. Tippen Sie auf „OK“.

So betten Sie eine PDF-Datei in Excel auf einem iPhone ein

Befolgen Sie diese Schritte, um über die Excel für iOS-App eine PDF-Datei in Ihre Tabelle einzubetten:

1. Öffnen Sie die „Excel“-App.
   
2. Öffnen Sie die Tabelle, in die Sie die PDF-Datei einbetten möchten.
   
3. Tippen Sie im Menüband auf die Registerkarte „Einfügen“.
   
4. Tippen Sie auf „Text“ und dann auf „Objekt“.
5. Wählen Sie die Registerkarte „Aus Datei erstellen“ und dann „Durchsuchen“.
6. Wählen Sie den Speicherort der Datei, z. B. „Dropbox“.
7.  Wählen Sie das PDF aus und klicken Sie dann auf „Öffnen“.
8. Um die Datei als Symbol anzuzeigen, aktivieren Sie im Fenster „Objekt“ das Kontrollkästchen „Als Symbol anzeigen“. Andernfalls wird eine Vorschau der PDF-Datei angezeigt.
9. Wenn Sie möchten, dass an der ursprünglichen PDF-Datei vorgenommene Änderungen in der eingebetteten Version aktualisiert werden, wählen Sie die Option „Mit Datei verknüpfen“.
10. Tippen Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.
    Das Symbol wird standardmäßig über den Zellen angezeigt. Für eine automatische Anpassung, die sich anpasst, wenn Sie die Spaltengrößen ändern, gehen Sie wie folgt vor:
11. Drücken Sie lange auf die PDF-Datei und wählen Sie dann „Objekt formatieren…“.
12. Wählen Sie die Registerkarte „Eigenschaften“ und wählen Sie die Option „Verschieben und Größe mit Zellen“.
13. Tippen Sie auf „OK“.

So betten Sie eine PDF-Datei in Excel auf einem Android-Gerät ein

Befolgen Sie diese Schritte über die Excel für Android-App, um eine PDF-Datei in Ihre Tabelle einzubetten:

1. Starten Sie die „Excel“-App.
   
2. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie arbeiten möchten.
   
3. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte „Einfügen“.
   
4. Tippen Sie auf die Optionen „Text“ und dann auf „Objekt“.
5. Tippen Sie auf die Registerkarte „Aus Datei erstellen“ und dann auf „Durchsuchen“.
6. Wählen Sie den Speicherort der Datei, z. B. „Google Drive“.
7.  Tippen Sie auf das PDF und dann auf „Öffnen“.
8. Im Fenster „Objekt“ können Sie die PDF-Datei als Symbol anzeigen, indem Sie die Option „Als Symbol anzeigen“ aktivieren. Andernfalls wird eine Vorschau angezeigt.
9. Um einen Live-Link zum Original-PDF zu erstellen, damit alle am Original vorgenommenen Änderungen in der eingebetteten Version aktualisiert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Mit Datei verknüpfen“.
10. Tippen Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.
    Standardmäßig wird das Symbol über Ihren Excel-Zellen angezeigt. Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass es automatisch angepasst wird und sich an jede Spaltengröße anpasst:
11. Halten Sie die PDF-Datei gedrückt und wählen Sie dann „Objekt formatieren…“.
12. Wählen Sie die Registerkarte „Eigenschaften“ und aktivieren Sie die Option „Verschieben und Größe mit Zellen“.
13. Tippen Sie auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.

Umfassendes Reporting in Excel

Excel-Tabellen eignen sich hervorragend zum Speichern, Organisieren und Analysieren von Finanzdaten. Seine Funktionen bieten Komfort und helfen dabei, Berichte so vollständig wie möglich zu erstellen.

Excel ermöglicht die Einbindung von Quelldateien als Referenz und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Dateien einzubetten. Es unterstützt gängige Dateitypen, einschließlich PDFs. Sie haben die Möglichkeit, die Datei als Symbol oder Vorschau anzuzeigen. Sie können auch einen Link zur Originaldatei erstellen, damit alle vorgenommenen Änderungen in der eingebetteten Version widergespiegelt werden.

Welche weiteren Excel-Funktionen nutzen Sie für umfassende Berichte? Sagen Sie es uns im Kommentarbereich unten.