Änderungen beim erneuten Öffnen eines Dokuments nachverfolgen

Um die Änderungsnachverfolgung nach dem erneuten Öffnen eines Dokuments aktiviert zu lassen, öffnen Sie das Dokument, wählen Sie im Menü „Änderungen nachverfolgen “ die Option „Für mich und alle anderen aktivieren“ und speichern Sie das Dokument oder lassen Sie den Bearbeiter speichern. Diese Einstellung gilt für das aktuelle Dokument und alle Benutzer; sie ist keine persönliche, kontoweite Standardeinstellung für alle Dateien. Wenn Sie die Nachverfolgung nur für Ihre aktuelle Sitzung benötigen, wählen Sie stattdessen „Für mich aktivieren“ .

Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn ein gemeinsamer Entwurf Änderungen konsistent erfassen muss. Im folgenden Beispiel prüft ein Team einen Projektplan. Die Screenshots zeigen die Benutzeroberfläche; Menübezeichnungen und -verhalten entsprechen der aktuellen Dokumentation von ONLYOFFICE.

Was bedeutet „standardmäßig“ in ONLYOFFICE Docs?

ONLYOFFICE bietet zwei Möglichkeiten, die Bearbeitungsverfolgung zu aktivieren: eine Einstellung für die jeweilige Sitzung und eine dauerhafte Einstellung für das gesamte Dokument. Die Option „Für mich aktiviert“ sorgt für die Bearbeitungsverfolgung in Ihrer aktuellen Sitzung. Diese Einstellung wird jedoch deaktiviert, sobald Sie das Dokument neu laden oder erneut öffnen. Die Option „Für mich und alle aktiviert“ sorgt für die Bearbeitungsverfolgung für alle Benutzer und bleibt auch nach dem Neuladen oder erneuten Öffnen des Dokuments aktiviert.

Diese Persistenz ist ein Verhalten auf Dokumentebene. Die offizielle Benutzeranleitung beschreibt die Einstellung „Für mich und alle“ als für alle Benutzer gültig, sobald das Dokument neu geladen wird. Außerdem wird erwähnt, dass ein anderer Benutzer die allgemeine Einstellung für alle deaktivieren kann. Dies eignet sich daher für redaktionelle Entwürfe oder gemeinsam genutzte Richtliniendokumente, stellt aber keine unveränderliche Sperre oder mandantenweite Voreinstellung dar. Die Anleitung beschreibt keine universelle Standardeinstellung pro Benutzer, die die Änderungsnachverfolgung in jedem neuen Dokument automatisch aktiviert.

Wie behältst du den Überblick für alle?

1. Öffnen Sie das Dokument mit Bearbeitungsrechten. Suchen Sie das Dokument in Ihrem verbundenen Speicherdienst und öffnen Sie es im ONLYOFFICE-Dokumenteditor. Wenn die Datei schreibgeschützt ist, bitten Sie den Eigentümer um Bearbeitungs- oder Prüfrechte; Änderungen auf Dokumentebene können von einem Betrachter nicht vorgenommen werden.
2. Öffnen Sie das Menü „Änderungen nachverfolgen“. Wählen Sie im oberen Menüband „Zusammenarbeit“ und klicken Sie anschließend auf „Änderungen nachverfolgen“ . Je nach Editor-Layout können Sie auch die Statussteuerung „Änderungen nachverfolgen“ unten rechts in der Statusleiste verwenden. Wenn durch Klicken auf die Steuerung die Nachverfolgung direkt umgeschaltet wird, öffnen Sie das zugehörige Menü oder den Pfeil, um die Optionen für den Änderungsbereich anzuzeigen.
3. Wählen Sie „Für mich und alle aktivieren“. Wählen Sie „Für mich aktivieren“ nicht, wenn die Nachverfolgung nach dem erneuten Öffnen auch für Ihre Kollegen aktiviert sein soll. Die globale Option gilt für das aktuelle Dokument und alle Mitautoren. ONLYOFFICE zeigt möglicherweise eine Benachrichtigung an, da die Einstellung den Status des freigegebenen Dokuments ändert.
4. Nehmen Sie eine kleine, gezielte Änderung vor. Fügen Sie ein kurzes Wort oder eine kurze Phrase an einer sicheren Teststelle ein und prüfen Sie anschließend, ob die Einfügung als Änderungsnachverfolgung angezeigt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachverfolgung tatsächlich Änderungen erfasst und nicht nur ein aktives Menüband-Steuerelement anzeigt.
5. Speichern Sie das Dokument und öffnen Sie es erneut. Online-Bereitstellungen speichern Änderungen üblicherweise über die verbundene Speicherintegration. Wenn die automatische Speicherung deaktiviert ist oder die Host-Anwendung eine Speicherung anfordert, verwenden Sie den verfügbaren Befehl „Speichern“ und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Schließen Sie das Dokument, öffnen Sie es erneut und vergewissern Sie sich, dass die Änderungsnachverfolgung weiterhin aktiviert ist. Entfernen oder übernehmen Sie die Teständerung, falls diese nicht Teil des Dokuments ist.

Wird durch diese Einstellung die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ gesperrt?

Nein. Die gemeinsame Einstellung bleibt auch nach dem erneuten Öffnen erhalten, aber ein anderer Benutzer kann die Option „ Für mich und alle anderen deaktivieren“ auswählen . ONLYOFFICE dokumentiert, dass eine solche Änderung die Protokollierung für alle Benutzer deaktiviert und den Mitautoren eine entsprechende Benachrichtigung angezeigt wird. Wenn Ihr Prozess ein Audit-Trail erfordert, legen Sie fest, wer diese Einstellung ändern darf, und überprüfen Sie den Versionsverlauf des Dokuments oder die Kontrollen Ihrer Speicherplattform. Die Option „Für alle aktivieren“ sollte nicht als administrative Durchsetzungsrichtlinie bezeichnet werden.

Der reine Prüfzugriff ist ein Sonderfall. Laut ONLYOFFICE ist die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ für Prüfer standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden, solange ein Dokument mit reinen Prüfrechten freigegeben ist. Dieser Modus ist für Änderungsvorschläge gedacht: Prüfer reichen Änderungen ein, die dann von einer Person mit den entsprechenden Rechten angenommen oder abgelehnt werden. Verwenden Sie diese Funktion, wenn der Prüfer Änderungen vorschlagen soll, ohne den Basistext direkt zu bearbeiten.

Kann eine Integration die Überprüfung beim Öffnen eines Dokuments ermöglichen?

Bei einer eingebetteten Docs-Integration steuert die Host-Anwendung die Editorkonfiguration. Die API-FAQ von ONLYOFFICE erläutert, dass document.permissionsdadurch festgelegt wird, wie das Dokument im Änderungsnachverfolgungs-/Überprüfungsmodus geöffnet wird. Um sowohl das Bearbeiten als auch das Überprüfen zu ermöglichen (einschließlich der Möglichkeit für Benutzer, in den Überprüfungsmodus zu wechseln), umfasst die Konfiguration Folgendes:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

Mit den Optionen `--view` edit: falseund review: true`--review` wird das Dokument nur zur Überprüfung geöffnet. Diese Zugriffsrechte werden von der Integration bereitgestellt und sind keine globale Einstellung, die ein normaler Benutzer im Editor festlegen kann. Administratoren sollten die Option in der Dokumentkonfiguration des Hosts aktivieren und im integrierten Editor überprüfen. Verwenden Sie die aktuelle API-Dokumentation für die Integration und die Docs-Version, bevor Sie Konfigurationsänderungen bereitstellen.

Für die normale Nutzung in ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud oder einer anderen verbundenen Plattform verwenden Sie die Option „Freigeben“ im Editormenü, anstatt die API-Konfiguration zu bearbeiten. Die Host-Anwendung kann Berechtigungen, Speichervorgänge, Vorlagen und die verfügbaren Symbolleistenfunktionen steuern.

Warum fehlt die Auswahlmöglichkeit oder bleibt nicht aktiv?

• Sie haben „Für mich aktiviert“ ausgewählt. Dies gilt nur für die aktuelle Sitzung. Öffnen Sie das Menü erneut und wählen Sie „Für mich und alle aktiviert“.
• Sie haben Zugriff auf die Ansicht oder nur die Leseberechtigung. Mit der Leseberechtigung wird die Nachverfolgung automatisch aktiviert, mit der Leseberechtigung können Sie die Freigabeeinstellungen nicht ändern. Bitten Sie den Dateibesitzer, die Zugriffsebene zu überprüfen.
• Diese Option wurde von einem Mitarbeiter überschrieben. Ein anderer Bearbeiter hat möglicherweise die gemeinsame Einstellung geändert. Öffnen Sie das Menü „Änderungen nachverfolgen“ erneut und prüfen Sie, ob der ausgewählte Status noch aktiv ist.
• Der Editor hat das Dokument nicht korrekt gespeichert oder neu geladen. Prüfen Sie, ob der Host-Speicher meldet, dass das Dokument gespeichert wurde, und öffnen Sie dann dieselbe Datei erneut, anstatt eine heruntergeladene Kopie oder eine ältere Version.
• Sie sehen hier eine Anzeigeeinstellung. Unter „Datei“ > „Erweiterte Einstellungen“ finden Sie Optionen für die Darstellung von Änderungen in der Überprüfung, z. B. Sprechblasen oder QuickInfos. Diese Einstellungen beeinflussen die Darstellung der Änderungen, nicht aber, ob das Dokument Änderungen nachverfolgt.

Ergebnis überprüfen

Öffnen Sie dasselbe freigegebene Dokument erneut und überprüfen Sie die Option „Änderungen nachverfolgen“. Nehmen Sie anschließend eine harmlose Änderung vor und vergewissern Sie sich, dass der eingefügte oder gelöschte Text zur Überprüfung markiert ist. Wenn die Nachverfolgung aktiviert ist, die Änderung aber nicht markiert wird, überprüfen Sie, ob Sie sich in einem bearbeitbaren Dokument befinden und die Änderung nach Aktivierung der Nachverfolgung vorgenommen wurde. Soll die Nachverfolgung für jede neu erstellte Datei automatisch gestartet werden, verwenden Sie eine Host-Vorlage oder eine Integrationskonfiguration nur dann, wenn Ihre Plattform diesen Workflow unterstützt und dokumentiert. Die Option „Für mich und alle anderen aktiviert“ des Editors gilt für das aktuelle Dokument.

Offizielle Referenzen

• ONLYOFFICE Hilfezentrum: Dokumente überprüfen – Menüoptionen, Persistenz, Verhalten im reinen Überprüfungsmodus und Anzeige der nachverfolgten Änderungen.
• ONLYOFFICE Docs API FAQ: Teilen — Editorkonfiguration zum Öffnen von Dokumenten mit aktivierter Überprüfung/Änderungsverfolgung.
• ONLYOFFICE Docs API: Überprüfung – Überprüfungsberechtigungen und deren Wechselwirkung mit dem Bearbeitungszugriff.
• ONLYOFFICE Hilfezentrum: Erweiterte Einstellungen des Dokumenteneditors – Anzeigeeinstellungen, einschließlich der Darstellung von Änderungen in der Überprüfung.