4 Möglichkeiten, wie KI die Arbeit mit PDFs erleichtert

PDFs bilden die Grundlage für den Austausch akademischer und beruflicher Dokumente. Obwohl sie unglaublich vielseitig sind, kann die Navigation und Verarbeitung von PDFs, insbesondere von größeren Dateien oder Dateien mit mehreren Dokumenten, schwierig sein. Hier kann Künstliche Intelligenz (KI) helfen und Ihre PDF-Produktivität verbessern.

1. PDF-Dateien mit KI zusammenfassen

Manchmal benötigen Sie lediglich die wichtigsten Punkte eines langen PDF-Dokuments, ohne sich in den Details zu verlieren, oder Sie möchten schnell herausfinden, ob das Dokument lesenswert ist.

Sie können ChatGPT kostenlos zum Lesen von PDF-Dateien nutzen, aber Alternativen wie Microsoft Copilot und Gemini AI bieten viel mehr.

Gemini AI kann mit dem Google Workspace-Plugin auf Google Drive und die darin enthaltenen PDFs zugreifen. Um ein PDF-Dokument zusammenzufassen, rufen Sie einfach Gemini auf und bitten Sie es, auf das Dokument zuzugreifen und eine Zusammenfassung zu erstellen.

Damit diese Funktion ordnungsgemäß funktioniert, empfiehlt es sich, der PDF-Datei einen eindeutigen, beschreibenden Namen zu geben. Anschließend kann Gemini mit einer Eingabeaufforderung wie dieser das PDF-Dokument zusammenfassen:

Geben Sie mir eine vollständige Zusammenfassung des Dokuments „Diabetes Mellitus.pdf“ auf meinem Google Drive.

Gemini bietet eine prägnante und gut organisierte Zusammenfassung des PDF-Dokuments, die die meisten im Originaldokument enthaltenen Themen abdeckt.

Tipp : Durch das Einschließen des Dokumentnamens in Anführungszeichen können Verwirrungen vermieden werden.

Microsoft Copilot (verfügbar in Microsoft Edge) ist etwas komfortabler als Gemini. Es kann direkt auf PDFs zugreifen, sodass Sie diese nicht hochladen und die KI in einem separaten Tab öffnen müssen. Copilot bietet sogar eine Übersichtsanzeige, die den Einstieg erleichtert.

Wenn Sie Ihre eigene Eingabeaufforderung verwenden, wird durch die Eingabe von @Diese Seite in das Eingabeaufforderungsfeld der Kontext von Copilot auf die aktuell geöffnete PDF-Datei eingestellt. Die Zusammenfassung kann mithilfe der Eingabeaufforderung wie folgt abgerufen werden:

Geben Sie mir eine vollständige Zusammenfassung dieser Seite.

Der Wortlaut der Eingabeaufforderung wirkt sich auch auf die PDF-Zusammenfassung aus. Daher ist es wichtig, mit Techniken zum Schreiben von Eingabeaufforderungen zu experimentieren!

2. Interagieren Sie mit PDF-Dateien

Vielleicht möchten Sie mehr als nur grundlegende Informationen aus einer PDF-Datei extrahieren und deren Bedeutung verstehen. KI-gestützte Konversationsschnittstellen ermöglichen Ihnen die Interaktion mit PDF-Dateien wie mit kompetenten Assistenten. Sie können Fragen zum Inhalt der PDF-Datei in natürlicher Sprache stellen. Die KI analysiert die Abfrage, kontextualisiert sie anhand des Dokuments und liefert relevante Antworten.

Es gibt zahlreiche KI-Tools, die Fragen aus PDF-Dateien beantworten. Die meisten davon basieren auf ChatGPT, die Entwickler haben sie jedoch speziell für die Arbeit mit PDF-Dateien entwickelt. Wenn Sie lieber bei den großen Namen bleiben möchten, sind Gemini und Copilot eine gute Wahl.

Google Gemini verwendet einen ähnlichen Prozess wie zuvor: Laden Sie eine PDF-Datei aus Google Drive und stellen Sie eine Frage dazu. Ein kleiner Nachteil ist, dass Gemini AI manchmal zusätzliche Schritte benötigt, um auf die Dateien zuzugreifen. Ist die Eingabeaufforderung falsch, antwortet das System, dass aus Sicherheits- und Datenschutzgründen kein Zugriff auf die PDF-Dateien möglich sei.

Der Trick besteht darin, Gemini zunächst zum Zugriff auf die PDF-Datei zu bewegen und dann Ihre Fragen zu beantworten. Stellen Sie zunächst eine Frage zur PDF-Datei, um Gemini zur Interaktion mit den Drive-Inhalten zu bewegen. Stellen Sie anschließend weitere Fragen. Eine Aufforderung wie diese kann das Gespräch in Gang bringen:

Was sagt die Datei „Diabetes Mellitus.pdf“ in meinem Google Drive über die Behandlung von DM-Patienten, die auch an Herz-Kreislauf-Erkrankungen leiden?

Wenn Sie die Antwort haben, beantworten Sie die restlichen Fragen nacheinander.

Der dialogorientierte Ansatz von Microsoft Copilot ist ein großer Vorteil bei der Interaktion mit PDFs. Denken Sie daran, das PDF mit @Diese Seite zu taggen , um die Antworten auf den Inhalt des Dokuments zu beschränken. Der Autor dieses Artikels stellte Copilot dieselbe Frage mit folgender Aufforderung:

Was ist laut @Dieser Seite die beste pharmakologische Therapie für DM-Patienten mit Herz-Kreislauf-Erkrankungen?

3. Mithilfe von KI wichtige Details aus mehreren PDF-Dateien abrufen

Wenn die Recherche mehr als eine PDF-Datei umfasst, kann die Einzeldateibeschränkung von Gemini und Copilot den Fortschritt behindern. Googles NotebookLM – eines der besten KI-Laptops – kann Abhilfe schaffen. Nutzer können Notizen hochladen oder schreiben, und NotebookLM reagiert darauf. Und das Beste: Auch PDFs können hochgeladen werden.

NotebookLM ermöglicht Ihnen die Auswahl spezifischer Notizen für jede Diskussion und bietet Ihnen so unzählige Recherchemöglichkeiten. Vergleichen Sie beispielsweise Unternehmensberichte aus verschiedenen Jahren oder vergleichen Sie wissenschaftliche Arbeiten und erhalten Sie sofortige Einblicke in die Dokumente. NotebookLM bietet außerdem sofort eine Zusammenfassung jeder PDF-Datei.

Beispielsweise lud der Autor zwei PDF-Vorlesungen zu zwei verschiedenen Krankheiten auf NotebookLM hoch. Anschließend stellte er eine Frage, für deren Beantwortung Kontext aus beiden Dateien benötigt wurde:

Was ist der Unterschied in der Pharmakotherapie zwischen stabiler ischämischer Herzkrankheit und akutem Koronarsyndrom?

NotebookLM bietet außerdem Quellenangaben für alle dargestellten Informationen. Sie können auf jedes Zitat klicken, um zu überprüfen, ob die Informationen tatsächlich aus der PDF-Datei stammen. Die Fragen zu den Eingabeaufforderungen sind ein Bonus, da sie Ihnen nicht nur die Mühe ersparen, die Eingabeaufforderung korrekt zu formulieren, sondern auch zusätzliche Einblicke bieten, falls Sie sich vorher noch keine Frage ausgedacht haben.

4. Erstellen Sie mithilfe von KI Puzzles aus PDF-Dateien

Ob für Schulungen, Mitarbeiterbeurteilungen oder Weiterbildung – KI kann Ihnen helfen, aus PDFs zu lernen. KI-Tools können den Inhalt von PDFs analysieren und basierend auf den darin enthaltenen Informationen relevante Quizze oder Wissenstests erstellen.

Copilot erstellt Quizze besser als Gemini – die Fragen von Gemini sind recht unkompliziert. Eine einfache Eingabeaufforderung wie die folgende generiert ein nützliches Quiz in Copilot:

„Erstellen Sie ein Multiple-Choice-Quiz zu @Dieser Seite.“

Obwohl Fragen fehleranfällig sein können, eignen sie sich hervorragend für eine schnelle Überprüfung. Leider hat Copilot vergessen, Antworten auf Fragen bereitzustellen, und hat sich bei der Aufforderung zur Beantwortung entschieden, nicht zu kooperieren. Bitten Sie Copilot unbedingt, die Antwort in der ersten Eingabeaufforderung anzugeben.

NotebookLM ist ein noch leistungsfähigeres Tool zum Erstellen von Quizzen. Da NotebookLM mehrere PDF-Dateien verarbeiten kann, lassen sich Quizze zu einem breiten Themenspektrum erstellen, die eine gründliche Bewertung ermöglichen. Versuchen Sie es mit dieser Aufforderung:

„Erstelle aus den drei Quellen ein Multiple-Choice-Quiz. Es sollte 10 Fragen enthalten. Gib auch die Antworten an.“

Diese Vorschläge für die Arbeit mit PDFs mithilfe von KI sind nur der Anfang. Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie wird die Art und Weise, wie wir mit PDFs arbeiten, zweifellos komplexer. Denken Sie daran: KI soll Ihr kritisches Denken unterstützen, nicht ersetzen. Überprüfen Sie Informationen stets und konsultieren Sie menschliche Experten, insbesondere in sensiblen Bereichen.