So sortieren Sie in Excel

Obwohl die meisten Organisationen Daten sammeln, um Entscheidungen zu treffen, landen diese oft in einem unorganisierten Format in Excel. Daher kann es schwierig sein, die Beziehungen, Muster und Trends innerhalb der Daten zu verstehen.

Glücklicherweise können Sie in Excel verschiedene Dinge wie das Hinzufügen von Tabellen und das Aufrunden von Zellen tun , aber wie sortieren Sie Daten? Wenn Sie Excel noch nie für diesen Zweck verwendet haben, sind Sie hier richtig. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Daten in Excel sortieren, sei es in einer Gruppe oder in einer gesamten Tabelle. 

Was Sie über das Sortieren von Daten in Excel wissen sollten

Um Daten in Excel erfolgreich zu sortieren, müssen Sie die Tabelle auf verschiedene Weise vorbereiten. Zunächst sollten Sie leere Zellen entfernen, da diese von Excel sortiert werden, was sich auf Gesamtsummen und andere formulierte Elemente auswirkt.

Als nächstes sollten die Daten in den Spalten vom gleichen Typ sein. Wenn eine Spalte beispielsweise Datumsangaben enthält, dürfen sich keine anderen Datenformen wie Text oder Zahlen im Zellbereich befinden, da sonst die Sortierung fehlschlägt.

Möglicherweise möchten Sie auch vor dem Sortieren von Zellen oder Spalten in Excel nach Duplikaten suchen und diese entfernen, um sicherzustellen, dass nach dem Sortieren nichts schief geht.

Schließlich ist es wichtig, eine Datensicherung zu haben, falls während des Vorgangs etwas schief geht. 

Daten alphabetisch in Excel sortieren

Wenn Sie eine einfache Spalte alphabetisch sortieren müssen, können Sie die Zellen auswählen und Ihre Sortieroptionen auswählen. Allerdings sortiert Excel nur die ausgewählten Zellen, was eine ganze Tabelle durcheinander bringen kann.

Wenn die obige Option für Sie funktioniert, ist das großartig. Ist dies nicht der Fall, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Wählen Sie für Tabellenkalkulationen mit Zeilenumbrüchen oder mehreren Überschriften in einer Spalte die Spaltenzellen aus, die Sie sortieren möchten (innerhalb der ausgewählten Spalte), einschließlich aller zugehörigen Zeilen, und wählen Sie dann Ihre Sortieroptionen aus.
  
• Bei großen Tabellen ohne Lücken zwischen den Zeilen können Sie die gesamte Tabelle auswählen (hilfreich, wenn Überschriften enthalten sind), die zu sortierende Spalte angeben und dann Ihre Sortieroptionen auswählen.
  

Beide oben genannten Excel-Sortieroptionen verschieben alle Zeilendaten zusammen mit den sortierten Spaltendaten, um alle Verknüpfungen beizubehalten. Hier erfahren Sie, wie Sie beides tun.

So sortieren Sie einen Datenabschnitt in Excel alphabetisch

1. Um eine Spalte innerhalb eines Abschnitts zu sortieren, markieren Sie alle Zeilen und Spalten, die die Spaltendaten enthalten, die Sie sortieren möchten. Wählen Sie keine Überschriften aus.
2. Wählen Sie in der Menüleiste die Registerkarte „Daten“ aus  , um das zugehörige Menüband darunter zu öffnen.
3. Wählen Sie „Sortieren“  , um das Sortierdialogmenü zu öffnen. Verwenden Sie nicht „AZ“ oder „ZA“, da diese die aktuell eingestellten Optionen aus dem Sortiermenü verwenden  , was alles durcheinander bringen könnte.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Meine Daten haben Kopfzeilen “, falls dies noch nicht geschehen ist.
5. Wählen Sie Ihre Sortierspalte aus der Dropdown-Liste „Spalte“ aus  .
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Sortieren nach“ die Option „Zellenwerte“ aus  .
7. Klicken Sie in der Dropdown-Liste „Reihenfolge“ auf „A bis Z “ oder „Z bis A“  als Sortiermethode. Zellen mit Buchstaben und Zahlen werden in der Reihenfolge von links nach rechts sortiert.
8. Klicken Sie auf OK  , um Ihre Sortiereinstellungen zu speichern.
9. Excel zeigt nun die alphabetisch sortierten Ergebnisse an. Die Datenzeile jeder Spalte verschiebt sich ebenfalls mit den sortierten Zellen.

So sortieren Sie eine Datenspalte in Excel alphabetisch

Anders als beim Sortieren eines Datenabschnitts muss beim Sortieren einer Spalte die gesamte Tabelle ausgewählt werden. Wenn Sie die Spalte auswählen, werden nur diese Daten verschoben, wodurch die gesamte Tabelle durcheinander gebracht wird. Wenn Sie mehr als eine Überschrift in einer Spalte haben, müssen Sie den oben beschriebenen Prozess zum Sortieren von Abschnitten verwenden. Sobald das gesamte Blatt ausgewählt ist, können Sie mithilfe der folgenden Schritte die zu sortierende Spalte und alle anderen Sortieroptionen auswählen.

1. Öffnen Sie Ihre Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle auswählen“  in der oberen linken Ecke des Blattes direkt unter dem „Namensfeld“.
   
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Registerkarte „Daten“  , um die entsprechende Optionsleiste darunter zu öffnen.
3. Wählen Sie „Sortieren“  , um das Sortierdialogmenü zu öffnen. Klicken Sie im Menüband nicht auf „AZ“ oder „ZA“, da diese auf den aktuellen Einstellungen im Menü „Sortieren “ basieren  . Das könnte alles durcheinander bringen.
   
4.  Aktivieren Sie im Dialogfeld „Sortieren“ das Kontrollkästchen „Meine Daten haben Kopfzeilen “, da alle Kopfzeilen ausgewählt wurden. Beachten Sie, dass Sie nur eine Überschrift pro Spalte haben können. Andernfalls müssen Sie mit dem oben beschriebenen Verfahren nach Abschnitten sortieren.
5. Wählen Sie die Sortierspalte aus der Dropdown-Liste „Spalte“ aus  . Es sollten die Kopfzeilennamen anstelle der Spaltenbuchstaben angezeigt werden.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Sortieren nach“ die Option „Zellenwerte“ aus  .
   
7. Wählen Sie „A bis Z“ oder „Z bis A“ als Sortieroption aus der Dropdown-Liste „Reihenfolge“  . Zellen mit Zahlen und Buchstaben werden in der Reihenfolge von links nach rechts sortiert, sodass „IN0119“ und „IN0118“ als „IN0018“ gefolgt von „IN0019“ sortiert werden, wenn die Option „A bis Z“ verwendet wird.
8. Klicken Sie auf OK , wenn Sie fertig sind. Die Tabelle wird alphabetisch sortiert nach der ausgewählten Spalte angezeigt. Wenn Sie die Ergebnisse vermasselt haben oder Ihnen nicht gefallen haben, verwenden Sie die Option „Rückgängig“  .

Was Sie über das numerische oder chronologische Sortieren von Daten in Excel wissen sollten

Die numerische oder chronologische Sortierung von Daten unterscheidet sich nicht wesentlich von der alphabetischen Sortierung, Sie haben jedoch unterschiedliche Sortieroptionen. Excel identifiziert die Daten in Zellen und präsentiert Ihre Sortieroptionen basierend auf diesen Kriterien. Löschen Sie wie bei allen Sortieroptionen leere Zellen und Zeilen in Ihrem Excel-Dokument , da dies sonst Auswirkungen auf die sortierten Ergebnisse hat.

Bei den Daten erhalten Sie die Verse „Älteste bis Neueste“ und „Neueste bis Älteste“ bzw. „A bis Z“ und „Z bis A“. Zahlen würden Ihnen „vom kleinsten zum größten“ und „vom größten zum kleinsten“ geben.

Je nachdem, ob Sie einen Abschnitt numerisch/chronologisch oder eine ganze Spalte sortieren müssen, sehen Sie sich die folgenden Prozesse an.

So sortieren Sie einen Datenabschnitt numerisch/chronologisch in Excel

Das chronologische (z. B. Datumsangaben) oder numerische (z. B. Zahlen) Sortieren eines Datenabschnitts ähnelt dem alphabetischen Sortieren, außer dass die Sortieroptionen unterschiedlich sind.

1. Um einen Spaltenabschnitt innerhalb eines Datenabschnitts numerisch/chronologisch zu sortieren, wählen Sie die Zeilen aus, die die zu sortierenden Spaltendaten enthalten, wählen Sie jedoch keine Überschriften aus.
   
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf  die Registerkarte „ Daten“ . Diese Aktion öffnet das entsprechende Menüband mit Optionen darunter.
3. Wählen Sie „Sortieren“  , um das Sortierdialogmenü zu öffnen. Klicken Sie im Menüband nicht auf „AZ“ oder „ZA“, da diese auf den aktuellen Einstellungen im Menü „Sortieren “ basieren  . Das könnte alles durcheinander bringen.
   
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Meine Daten haben Kopfzeilen  “, sofern dies noch nicht geschehen ist, da Sie in den vorherigen Schritten keine Kopfzeilen ausgewählt haben. Es ist eine sauberere Art zu sortieren.
5. Wählen Sie Ihre Sortierspalte aus der Dropdown-Liste „Spalte“ aus  .
   
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Sortieren nach“ die Option „Zellenwerte“ aus  .
7. Wählen Sie als Sortieroption aus der Dropdown -Liste „Reihenfolge“ die Option „Älteste nach Neueste“ oder „Neueste nach Älteste“  .
   
8. Klicken Sie auf OK  , um die Sortiereinstellungen zu speichern. Die Spalte des Abschnitts wird chronologisch oder numerisch sortiert angezeigt. Alle Zeilen sollten mit den entsprechenden Spaltenzellen angezeigt werden.

So sortieren Sie mehrere Spalten in Excel

Manchmal benötigen Sie möglicherweise mehrere Sortierkriterien, um die Daten besser interpretierbar zu machen. Das Sortieren mehrerer Spalten kann jedoch je nach Tabellenlayout zu einer falschen Neuanordnung der Daten führen.

Die Mehrfachsortierung sollte auf einer Primärsortierung gefolgt von einer genauen Sortierreihenfolge basieren, z. B. „Kaufdatum“, gefolgt von „Produktkategorie“ und anschließend „Abteilungsbereich“.

Das obige Beispiel bedeutet, dass Excel zuerst nach den Kaufdaten und dann nach den Produktkategorien innerhalb jedes zugehörigen Kaufdatums sortiert. An dieser Stelle sehen Sie alle Produktkategorien der gekauften Artikel chronologisch unter jedem Datum aufgelistet.

Die Quintessenz ist, dass Excel basierend auf der von Ihnen festgelegten Reihenfolge sortiert, also zuerst die Spalte „Kaufdatum“ und dann die Spalte „Produktkategorien“ innerhalb jedes Datums sortiert.

In jedem Fall ist es am besten, die Tabelle zu kopieren, zu Vergleichszwecken am Duplikat zu arbeiten und die Originaldaten vor Beschädigung zu schützen.

1. Öffnen Sie die entsprechende Tabelle und wählen Sie eine beliebige Zelle aus. Navigieren Sie dann zur Menüleiste oben und klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“  .
   
2. Wählen Sie in der Menüleiste oben Sortieren aus  , um das Sortierdialogfeld zu öffnen.
3. Gehen Sie im Dialogfeld zum  Abschnitt „ Spalte“ und klicken Sie auf das  Dropdown-Menü „ Sortieren nach“ . Wählen Sie die primäre Sortierspalte.
4. Wählen Sie das Dropdown-Menü „Sortieren nach“  und dann „Zellenwerte“ aus.
   
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Reihenfolge“  und wählen Sie die Sortierkriterien aus, die Sie verwenden möchten.
6. Gehen Sie in die obere linke Ecke und wählen Sie Ebene hinzufügen.  Dadurch wird ein neuer Sortierabschnitt hinzugefügt.
   
7. Klicken Sie im Abschnitt „Spalte“ auf das Dropdown-Menü „Dann nach“  und wählen Sie die nächste Spalte aus, die Sie sortieren möchten. Dies ist die sekundäre Sortierfunktion, die innerhalb der ersten sortiert.
8. Klicken Sie auf die Dropdown-Listen „Sortieren nach“ und „ Reihenfolge“  und wählen Sie Ihre bevorzugten Kriterien aus.

Denken Sie daran, dass die Spalte, die Sie zuerst auswählen, zum primären Sortierschlüssel wird. Die zweite Sortierung filtert innerhalb der ersten und die dritte Filterung innerhalb der zweiten. Wenn die Sortierung der zweiten oder dritten Spalte die von Ihnen für die erste Spalte festgelegten Kriterien beeinträchtigt, bleibt diese unsortiert.

So sortieren Sie Daten in benutzerdefinierter Reihenfolge in Excel

Möglicherweise möchten Sie Ihre Daten mit einer Option sortieren, die in Excel nicht standardmäßig aufgeführt ist, z. B. Sortieren nach Small , Medium , Large und X-Large . Durch die alphabetische Sortierung werden sie in eine falsche Reihenfolge gebracht und eine numerische/chronologische Sortierung ist nicht anwendbar. In diesem Fall können Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge erstellen.

1. Öffnen Sie die Tabelle mit den Daten, die Sie sortieren möchten.
2. Navigieren Sie zur Symbolleiste oben und wählen Sie Daten aus.
   
3.  Wählen Sie in der Menüleiste die Option Sortieren .
4. Gehen Sie zum Abschnitt „Spalte“, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Sortieren nach“  und wählen Sie Ihre primäre Sortierspalte aus.
   
5.  Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Sortieren nach “ die Option „Zellenwerte“ aus  , um nach Inhalten zu sortieren.
   
6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Reihenfolge“  und wählen Sie dann „A bis Z“ oder „Z bis A“  als Sortierkriterium aus.
7. Um eine sekundäre Sortierung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ebene hinzufügen“  .
8. Befolgen Sie die vorherigen Sortierschritte: Legen Sie die Optionen „Sortieren nach“ , „Sortieren nach“ und „Reihenfolge“ fest  und drücken Sie dann OK.
   

So sortieren Sie eine Zeile in Excel

Die Primärstruktur von Excel organisiert Daten in Spalten. Manchmal haben Ihre Daten jedoch möglicherweise ein horizontales Layout, bei dem jede Zeile ein anderes Attribut des Datensatzes enthält. In diesem Fall besteht die logische Art der Datenorganisation darin, die Zeilen zu sortieren.

So wird es gemacht:

1. Wenn die Daten, die Sie sortieren möchten, in Ihrer Excel-Tabelle geöffnet sind, drücken Sie den Cursor auf die erste Zelle der Zeile, die Sie sortieren möchten, und ziehen Sie sie, um alle Zellen mit Daten auszuwählen. 
   
2. Gehen Sie zur Navigationsleiste oben und tippen Sie auf die Option „Daten“  . 
   
3. Tippen Sie auf die Option Sortieren  , um ein Dialogfeld mit Sortieroptionen zu öffnen. 
4. Wählen Sie oben rechts im Dialogfeld  Optionen aus.
5. Wählen Sie im Popup-Fenster „Sortieroptionen“ die Option „ Von links nach rechts sortieren“ aus  und klicken Sie auf „OK“ .
   
6. Gehen Sie zum Abschnitt „Sortieren nach“  und klicken Sie auf das Dropdown-Menü. 
7. Wählen Sie Zeile 1 oder Zeile 2 oder die Zeile aus, die Sie sortieren möchten, und tippen Sie auf die  Schaltfläche „OK“ . Dadurch werden die Daten automatisch sortiert.
   

Sortieren Sie Ihre Tabelle

Unsortierte Daten machen nie Sinn. Schlimmer noch: Die manuelle Organisation kann Zeit in Anspruch nehmen und zu menschlichen Fehlern führen. Mit Excel können Sie Daten in jedem gewünschten Format sortieren und benutzerdefinierte Kriterien erstellen. 

Als Nächstes möchten Sie vielleicht auch erfahren, wie Sie SVERWEIS in Excel verwenden, um die benötigten Daten zu finden.